مدیریت موثر پیام ها و ایمیل ها

 

با وجود اپلیکشن های موبایلی پیام رسان و اتصال دائم به اینترنت احتمالا بارها برای شما هم اتفاق افتاده که حین انجام کاری، صدای دریافت پیام ها و ایمیل ها و پیام های مختلف و وسوسه چک کردن اون مسیر کاری شما رو برای چند ساعت عوض کرده باشه! مرور پیام ها همانا و بر هم خوردن تمرکز و باز شدن پوشه های جدید در ذهن همان. از پیشنهاد خرید و پیام ها و ایمیل ها های تبلیغاتی گرفته تا درگیر شدن در موضوعات کاری جدید!

این مقدمه برای درک این موضوع است که اگر ما بتوانیم از پیام ها و ایمیل ها و اپلیکیشن های پیام رسان به روش مناسبی استفاده کنیم، به یکی از مفیدترین ابزارهای ارتباطی تبدیل می شود. در غیر این صورت بسیاری از ما نیز این وضعیت را نسبت به حجم پیام های دریافتی که باید پاسخ دهیم، خواهیم داشت.

روش های زیادی برای مدیریت پیام ها و پیام ها و ایمیل ها های دریافتی وجود دارد که می تواند برای ما بهره وری به همراه داشته باشد. این مقاله قصد دارد تا راهکارهایی را برای مدیریت موثر این موضوع ارائه دهد تا بتوانید کار و تنظیم برنامه های زمانی اصلی خود را نیز در کنترل داشته باشید.

چک کردن پیام ها و ایمیل ها

چک کردن منظم پیام ها و ایمیل ها در طول روز می تواند یکی از روش های موثر در مدیریت صندوق ورودی باشد. اما وقفه های پیوسته و حواس پرتی های مداوم که در نتیجه انجام همزمان چند وظیفه است، به شدت بهره وری شما را کاهش می دهد. یکی از استراتژی هایی که به شما در این راه کمک می کند این است که برای چک کردن پیام ها و ایمیل ها زمان های مشخصی از روز را تعیین کنید. برای مثال، می توانید چک کردن پیام ها و ایمیل ها را قبل از هر روز کاری و اول صبح و یا در پایان روز انجام دهید.

همچنین می توانید تنظیمات پیام ها و ایمیل های خود را طوری برنامه ریزی کنید که پیام ها صرفا در زمان مشخصی دریافت شود تا از حواس پرتی شما جلوگیری کند. اگر قادر به انجام این کار نیستید، حداقل از حالت سکوت هشدارهای دریافت پیام اطمینان حاصل کنید.

شما می توانید زمان معکوسی را برای خواندن و پاسخ دادن پیام ها و ایمیل ها قبل از این که به کار خود تمرکز کرده اید یا زمانی که انرژی و خلاقیت شما در پایین تر سطح است در نظر بگیرید (به این معنا که شما می توانید کار با ارزش تری را در سایر زمان ها انجام دهید). اگر شما نگران هستید که همکاران، رییس و یا مشتریان شما از پاسخ ندادن سریع شما به پیام ها و ایمیل ها دلخور و ناراحت می شوند، به آنها توضیح دهید که پیام ها و ایمیل ها را در زمان مشخصی بررسی می کنید و آنها می توانند در صورتی که موضوع مهمی داشته باشند با استفاده از پیام فوری به شما اطلاع دهند.

خواندن پیام ها و ایمیل ها

هنگام خواندن پیام ها و ایمیل ها ها در صورتی که هوشمندانه از زمان استفاده نکنید ممکن است ساعت های زیادی را از دست بدهید. اول این که سعی کنید از«قانون دو دقیقه» استفاده کنید (مفهومی از دیوید آلن (David Allen) که نحوه انجام کارها را توضیح داده است). اگر پیام ها و ایمیل ها ی را می خوانید که پاسخ به آن کمتر از دو دقیقه زمان شما را می گیرد، آن را انجام دهید هرچند که اولویت زیادی نداشته باشد. در واقع ایده اصلی پشت این قانون این است که اگر پیام ها و ایمیل ها ی که کمتر از دو دقیقه خواندن آن طول می کشد به زمان بعدی موکول شود زمان بیشتری از وقت شما را نسبت به این که الان آن را انجام دهید، می گیرد.

اگر پیام ها و ایمیل ها هایی را دریافت می کنید که بیش از دو دقیقه پاسخگویی به آن طول می کشد، زمانبدی را بر طبق تقویم خودتان انجام دهید و آن را برای پاسخگویی در زمان مناسب به لیست انجام کار خود اضافه کنید. بسیاری از برنامه های پیام ها و ایمیل ها به شما این اجازه را می دهد که پیام ها را با علایمی مانند پرچم و ستاره برای اولویت بندی در پاسخگویی مشخص کنید.

سازماندهی پیام ها و ایمیل ها

آیا شما می توانید صندوق ورودی بدون پیام ها و ایمیل ها را تصور کنید؟ خیلی خوب می شد اگر این امر واقعیت داشت. با این که تصور صندوق ورودی کاملا خالی از پیام های دریافتی برای بسیاری از ما واقعی به نظر نمی رسد. اما صندوق ورودی منظم به سازماندهی بیشتر ما کمک می کند.

ابتدا سعی کنید که سیستم ساده ای برای آرشیو داشته باشید تا به مدیریت شما کمک کند. شما می توانید از طبقه بندی های بیشتری مانند «پیام ها و ایمیل ها های مورد اقدام»، «در حال انتظار»، «ارجاع» و «آرشیو» استفاده کنید. اگر شما قادر به انجام و بررسی تمام پوشه های صندوق ورودی هستید- به خصوص پوشه های «اقدام و در حال انتظار»– شما می توانید آنها را به صورت غیر رسمی به لیست کار خود اضافه کنید.

اگر به نظر می رسد که این چهار طبقه معرفی شده، پاسخ گوی نیازهای شما نیست. شما می توانید جزییات آن را افزایش دهید. برای مثال، شما می توانید برای هر پروژه ای که انجام می دهید، یا بر اساس مشتریان و یا پیام ها و ایمیل ها های مربوط به هر فروش پوشه ای را ایجاد کنید. مزیت ساختن پوشه ویژه این است که کار شما را برای جست و جو پیام ها و ایمیل های قبلی راحت می کند و به جای این که تمام پیام ها و ایمیل هارا جست و جو کنید، صرفا در یک پوشه خاص پیام ها و ایمیل ها مورد نظر را بیابید.

تعریف دستور برای برنامه های دریافت پیام و ایمیل

بسیاری از برنامه های مربوط به پیام ها و ایمیل ها، مانند outlook و Gmail این امکان را می دهند که با استفاده از دستورهای داده شده، پیام ها و ایمیل های دریافتی به ترتیب در پوشه های مربوط به خود مرتب شوند. به عنوان مثال ممکن است شما در طول روز چندین پیام و ایمیل را دریافت کنید که به شما فرصت شرکت در دوره های آموزشی را اطلاع می دهد. شما برای اینکه بدانید در این دوره ها چه اتفاقاتی رخ داده است، ترجیح می دهید که این پیام ها و ایمیل ها را دریافت کنید، اما نمی خواهید که نظم صندوق ورودی شما را بر هم بریزند. با توجه به این موضوع، شما می توانید دستوری را در برنامه مربوط به پیام ها و ایمیل ها خود ایجاد کنید که اگر با عنوان دوره آموزشی باشند به پوشه پیام ها و ایمیل های مربوط به دوره های آموزشی انتقال یابند. به این معنی که شما دیگر به صورت دستی نیاز به آرشیو این پیام ها و ایمیل ها ندارید و به صورت خودکار به پوشه مورد نظر خود انتقال می یابد.

پیام ها و ایمیل های غیر ضروری

اگر شما پیام ها و ایمیل هایی را از سوی خبرنامه ها، وبلاگ ها و خبرخوان ها دریافت می کنید، می توانید مسیر این نوع پیام ها و ایمیل ها را به آدرس پیام ها و ایمیل های دیگری تغییر داده و یا با استفاده از دستورها به پوشه مربوط به خود انتقال دهید. این موارد به شما کمک می کند تا صندوق ورودی مرتب، سازماندهی شده و زمان خواندن پیام ها و ایمیل ها را برای شما کم تر کند.

ایجاد عادت های رفتاری خوب مربوط به پیام ها و ایمیل ها در تیم

یکی از روش های مفیدی که برای محدود کردن حجم پیام ها و ایمیل ها های مورد بررسی، می توانید انجام دهید این است که افراد را ترغیب به ارسال کمتر پیام ها و ایمیل ها کنید. برای نمونه، اگر یکی از اعضای تیم به طور مرتب به شما پیام ها و ایمیل ها با متن طولانی و زیاد ارسال می کند. به صورت محترمانه ولی با جدیت به او اطلاع دهید که به دلیل حجم زیاد و زمان کوتاهی که دارید، پیام ها و ایمیل ها هایی را مناسب می دانید که بیش از یک یا دو پاراگراف نباشد. در غیر این صورت بهتر است تماس بگیرند.

به این نکته توجه داشته باشید که ممکن است است روش های گفته شده برای همه افراد کاربرد یکسان نداشته باشد. در نتیجه بهتر است عقیده درست خود نسبت به مدیریت پیام ها و ایمیل ها بر اساس شرایط خاص خود را ایجاد کنید.

منبع : Mind Tools

آیا استفاده از این مطلب برای شما مفید بود؟

درباره نویسنده / مترجم

در بخش بلاگ، تلنت یاب به منظور توسعه مهارت های حرفه ای همراهان خود روزانه اقدام به گزینش و تهیه محتوا از بهترین منابع بین المللی مانند مجله و وب سایت دانشکده کسب و کار هاروارد (HBR)، فوربس، اینترپرنر، TED و ... می نماید.


افراد درون گرا چگونه می توانند شبکه ارتباطی قوی بسازند؟

 

اگر افراد درون گرایی هستیم ما نیز می توانیم در شبکه سازی عالی عمل کنیم.

این که برای بهبود آینده شغلی خود باید با دیگران ارتباط بیشتری ایجاد کنیم، دیگر موضوعی بدیهی به نظر می رسد. اما باید توجه کنیم که شبکه سازی برای افرادی درون گرا کار راحتی نیست. حتی اگر احساس کنیم که در شرایط کاری از دیگران برتر هستیم،  باز هم شبکه سازی به نفع ما است. در این مقاله به بررسی نکات مربوط به افراد درونگرا و  این که چگونه می توانتد شبکه ارتباطی قوی بسازند، پرداخته می شود.

  1. با کسانی که نمی شناسید، ارتباط آنلاین ایجاد کنید.

 اگر قصد دارید با فردی ملاقات کنید، قبل از این دیدار، ارتباط آنلاینی با وی داشته باشید. چرا که برای تسهیل ارتباط شما نیز مفید خواهد بود. می توانید با عضویت در شبکه های اجتماعی مانند لینکداین و سایر شبکه های اجتماعی این کار را انجام دهید. ارتباط آنلاین قبل از ملاقات، باعث می شود که حس غریب بودن در این ملاقات کمتر به شما دست دهد. در واقع چهره های آشنا حتی اگر برای ما کمی غریب به نظر برسند، باعث راحتی با فرد ملاقات شونده خواهد بود. شما می توانید با این کار و ارتباط با کسانی که جزئی از سازمان شما هستند، زمینه ها و فرصت های جدیدی را ایجاد کنید.

  1. از موفقیت های خودتان در حضور جمع صحبت کنید.

یکی از سخت ترین کارها برای افراد درونگرا صحبت کردن از موفقیت های خودشان است. در واقع این افراد بیشتر سعی می کنند کمتر موفقیت های خودشان را در جمع نشان دهند. اما اتفاق بدی نیست اگر به افراد اطلاع دهید که چه کارهایی انجام داده اید و به چه موفقیت هایی دست یافته اید. صحبت کردن درباره این موفقیت ها به شما کمک می کند که با افراد بیشتری ارتباط برقرار کنید که بتوانند در این راه به شما نیز کمک کنند.

  1. درمورد اهداف و ایده های خودتان بحث کنید.

نیازی نیست که در مورد ایده های زیادی که به ذهنتان می رسد، با افراد صحبت کنید. اما اگر می خواهید با فردی که در صنعت مورد نظر شما فعالیت دارد صحبت کنید، می توانید با مطرح کردن ایده ای مربوط به آن صنعت، سر صحبت را باز کنید. از آنها بپرسید که اهدافشان چیست و اگر فردی را می شناسید که می تواند به آنها کمک کند، معرفی کنید.

  1. به تعاملاتی که قبلا داشته اید زیاد فکر نکنید.

وقتی که به خانه برمی گردید، تعاملات و کارهایی را که برای شبکه سازی انجام داده اید را فراموش کنید. نیازی نیست که خیلی راجع به گفته های افراد و این که چه عکس العملی به شما نشان دادند و یا این که پاسخ آنها مثبت یا منفی بود، فکر کنید. حتی اگر احساس می کنید که اشتباهاتی را در ایجاد رابطه انجام داده اید، خیلی روی آن تمرکز نکنید. سعی کنید بر انرژی خودتان تمرکز داشته باشید.

  1. روابط قوی را حفظ کنید.

اگر ارتباط قوی را با کسی برقرار کنید به شما کمک خواهد کرد که شبکه سازی پایداری را نیز ایجاد و حفظ کنید. در واقع این ارتباط قوی با افراد باعث می شود که برخی اوقات به جای شما صحبت کنند، شما را به دیگران معرفی کنند و شبکه سازی شما نیز راحتتر صورت بگیرد. این کار به دو روش انجام می شود. اطمنیان از صحبت کردن برای دیگر افراد و نیز شنیدن فرصت های احتمالی آنها.

  1. یادداشت برداری کنید.

اهمیت زیادی دارد که بتوانید چهره و اسامی افراد را پس از مراسم و جلسه های ارتباطی که قبلا با همدیگر داشته اید، به خاطر بیاورید. برای این کار می توانید زمانی که از فردی کارت ویزیت می گیرید، به کارت و سپس چهره او توجه داشته باشید. وقتی که فرد از شما فاصله گرفت یادداشت کوچکی در تلفن خود و یا دفتر یادداشت بنویسید. این جزییات باعث می شود که بعدا این ارتباط را راحت تر به خاطر بیاورید. همچنین با ارسال ایمیل به آنها اطلاع دهید که از مراسمی که شرکت کرده اید و در کنار آنها بوده اید، لذت برده اید (برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه می توانید به مقاله 7 تکنیک پیگیری یک ارتباط مراجعه کنید)

در پایان می توانید با مراجعه به  «آزمون شخصیتی MBTI» از میزان درونگرا یا برونگرا بودن خود اطلاعات بیشتری کسب کنید و با استفاده از «آزمون سنجش مهارت ایجاد شبکه ارتباطی حرفه ای» توانایی خود در ایجاد شبکه ارتباطات حرفه ای را سنجیده و از نتایج آن برای بهبود نقاط قوت و ضعف خود استفاده نمایید.

منبع: Entrepreneur 

دیدگاه ها

نظر شما

درباره نویسنده / مترجم

در بخش بلاگ، تلنت یاب به منظور توسعه مهارت های حرفه ای همراهان خود روزانه اقدام به گزینش و تهیه محتوا از بهترین منابع بین المللی مانند مجله و وب سایت دانشکده کسب و کار هاروارد (HBR)، فوربس، اینترپرنر، TED و ... می نماید.


سبک حل تعارض شما چیست؟ معرفی تست سنجش سبک حل تعارض توماس-کیلمن (TKI)

مدیریت منابع انسانی امروزه بدون در نظر گرفتن ارتباطات بین فردی، بین گروهی و بین سازمانی میسر نیست. توجه به این روابط و زیر نظر داشتن آفت های آن در هر سازمانی، با کاستن از تنش های غیرضروری، دستیابی به اهداف را تسهیل و تسریع می نماید. محصولات طبیعی روابط، تعارض ها هستند. تعارض زمانی رخ می دهد که خواسته ها و اهداف دو یا چند فرد/گروه در تناقض با یکدیگر قرار گیرد و امکان دستیابی کامل به آنها فراهم نباشد. در واقع هر دو طرف خواسته هایی دارند که برآورده شدن آنها در یک مسیر مشترک قرار نمی گیرد. چنین موقعیتی موقعیت تعارضی نامیده می شود و مدیریت آن در سازمان اهمیت بالایی دارد. 

آنچه در گام اول اهمیت دارد، آگاهی از سبک واکنش افراد مختلف به موقعیت تعارض است. نکته ی کلیدی این است که همه ی افراد به شیوه ای یکسان به تعارض پاسخ نمی دهند و شیوه های حل تعارض منحصر به فردی دارند. آگاهی از نوع واکنش خود به تعارض، می تواند به اتخاذ روش های موثر و متناسب با موقعیت کمک کند. همچنین مدیران می توانند با شناسایی سبک های حل تعارض کارکنان خود، در مدیریت تعارض موفق تر عمل کنند.

ابزار سنجش سبک حل تعارض توماس-کیلمن (TKI)، برای ارزیابی رفتار فرد در موقعیت تعارض طراحی شده است. این تست افراد را از سبک رویارویی خود با چنین موقعیت هایی آگاه می کند. در واقع این ابزار به بررسی تعارض های بین فردی می پردازد که بخش مهمی از تعارض های بین گروهی و سازمانی هستند و رصد کردن آنها برای بهینه نگاه داشتن سطح تعارض در سازمان ضروری است.

 نکته کلیدی این است که همه ی افراد به شیوه ای یکسان به تعارض پاسخ نمی دهند و شیوه های حل تعارض منحصر به فردی دارند   

در موقعیت تعارض می توان رفتار فرد را روی دو محور اصلی مشخص کرد:

  1. جراتمندی: میزانی که فرد برای رسیدن به اهداف خودش تلاش می کند.
  2. همکاری: میزانی که فرد برای تحقق اهداف طرف مقابل تلاش می کند.

این دو محور رفتاری می تواند در مشخص کردن 5 شیوه ی حل تعارض به ما کمک کند. این 5 سبک حل تعارض به شکل زیر نشان داده می شود:

رقابت (Competing)

رقابت حالتی قدرت گرا همراه با قاطعیت و عدم همیاری است. زمانی که فرد در حال رقابت است، به دنبال تحقق اهداف خود است که به قیمت هزینه دادن دیگران و استفاده از هر ابزار قدرت مناسب رساندن او به موقعیت دلخواهش تمام می شود.  این ها برخی تجلی های رقابت هستند: پافشاری برای احقاق حق خود، دفاع از جبهه ای که فرد فکر می کند درست است و یا در ساده ترین حالت تنها تلاش برای برنده شدن.

همکاری (collaborating)

همکاری هم قاطعانه و هم همیارانه است. زمانی که فرد در حال همکاری است، تلاش می کند تا در کنار فرد دیگر راه حلی را پیدا کند که به صورت کامل اهداف هر دو را محقق می کند. این شامل جستجو در یک مسئله است تا اهداف زیرین هر دو فرد شناسایی شوند تا بتوان گزینه ای را پیدا کرد که هر دو سری از هدف ها و مشکلات را محقق و حل کرد. همکاری بین دو نفر ممکن است در این حالات ظاهر شوند: به شکل بررسی یک مخالفت در جهت یادگیری از بینش های یکدیگر، توافق بر سر شرایطی که ممکن است در غیر این صورت آن ها را به رقابت بر سر منابع وادارد، و یا مواجهه با یک مشکل بین فردی و تلاش برای پیدا کردن راه حلی خلاقانه.

مصالحه (compromising)

مصالحه در هر دو بعد همیاری و قاطعیت متوسط است. هنگامی که فرد همسازی می کند، به دنبال یافتن راه حلی مقتضی و مورد قبول طرفین است که تا حدی هر دو طرف را راضی می کند. مصالحه در حد وسط رقابت و تطبیق است، که در آن تسلیم شدن کمتر از رقابت و بیشتر از سازش است. به همین شکل، این حالت با یک مسئله بی پرده تر از حالت اجتناب رو در رو می شود اما آن را به اندازه ی همکاری عمیق بررسی نمی کند. مصالحه ممکن است در این اشکال خود را نشان دهد: تقسیم ما به تفاوت، رد و بدل کردن امتیازات، و یا پیدا کردن سریع یک رویکرد مشترک.

     اجتناب (avoiding)

اجتناب عدم قاطعیت و عدم همیاری است. زمانی که فرد در حال اجتناب است، بلافاصله به دنبال تحقق اهداف خود یا فرد دیگر نیست. او تعارض را نادیده می گیرد. اجتناب ممکن است این گونه باشد: کنار کشیدن سیاسانه از یک مسئله، به تعویق انداختن یک مسئله تا زمانی بهتر، و یا در ساده ترین حالت کوتاه آمدن از موقعیتی که تهدید کننده است.

   سازش (accommodating)

سازش حالتی همراه با همیاری و عدم قاطعیت است، درست متضاد رقابت. هنگامی که فرد در حال سازش است، اهداف خود را نادیده می گیرد تا اهداف دیگری را محقق کند. در چنین حالتی عنصر از خود گذشتگی دیده می شود. سازش ممکن است این صورت ها را داشته باشد: شکلی از سخاوت و کمک به دیگران، اطاعت از دستور دیگری زمانی که ترجیح فرد بر عدم اطاعت است، و یا تسلیم شدن به دیدگاه دیگران.

همراهان تلنت یاب به صورت فردی و نیز واحدهای منابع انسانی به صورت سازمانی می توانند در بخش ابزار ارزیابی تلنت یاب به تست آنلاین TKI دسترسی پیدا کنند.

توجه: ابزار های ارزیابی و تست های روانشناسی موجود و نیز خروجی و تفسیر تفضیلی هر کدام از آن ها، توسط هسته پژوهشی روانشناسی صنعتی و سازمانی دانشگاه علامه طباطبائی تدوین گردیده است.

 

دیدگاه ها

نظر شما

درباره نویسنده / مترجم

در بخش بلاگ، تلنت یاب به منظور توسعه مهارت های حرفه ای همراهان خود روزانه اقدام به گزینش و تهیه محتوا از بهترین منابع بین المللی مانند مجله و وب سایت دانشکده کسب و کار هاروارد (HBR)، فوربس، اینترپرنر، TED و ... می نماید.


ویدئو: چگونه سخن بگوییم تا مردم علاقه مند به شنیدن بشوند؟

آیا تا بحال حس کرده اید که هیچ کس حاضر نیست به حرف های شما فکر کند؟ در این سخنرانی مفید، متخصص صدا جولین ترژر چگونگی داشتن یک مکالمه قوی را بوسیله تمرینات ساده صوتی نشان می دهد. این سخنرانی می تواند دنیای صدای شما را زیباتر کند.

دیدگاه ها

نظر شما

درباره نویسنده / مترجم

در بخش بلاگ، تلنت یاب به منظور توسعه مهارت های حرفه ای همراهان خود روزانه اقدام به گزینش و تهیه محتوا از بهترین منابع بین المللی مانند مجله و وب سایت دانشکده کسب و کار هاروارد (HBR)، فوربس، اینترپرنر، TED و ... می نماید.


مهارت مذاکره: چگونه می توانید به شخص «بله» و به درخواست او «نه» بگویید!

 

واژه مذاکره معمولا تصویری از تنش ها و فشارهای مربوط به موقعیت های مختلف را تداعی می کند و اگر افراد در مذاکره اشتباه کنند، معمولا فرصت های زیادی را از دست می دهند. ممکن است شما برای هر موضوعی در طول روز مذاکره داشته باشید مثل پیشنهاد دادن فرصت شغلی به افراد جدید یا همکاری با شرکت دیگر برای پروژه مشترک. در واقع بر اساس شرایط و موقعیت های مختلف به مذاکره نیاز دارید و به نوعی مذاکره کننده نامیده می شوید. اما چه طور می توانید مذاکره کننده خوبی باشید و موقعیت های مناسب را شناسایی کنید؟

در طول سال ها مطالب زیادی در ارتباط با مذاکره مطرح شده و به برخی از سوالات بالا پرداخته اند، اما در این مقاله بیشتر به استفاده از مذاکره موثر برای موقعیتی اشاره می شود که همزمان با رد کردن درخواست یا پاسخ منفی به طرف مقابل بتوانید از ایجاد تعارض نیز جلوگیری کنید.

اصول مذاکره

مذاکره اقدامی در راستای رسیدن به توافق محسوب می شود تا طرف های مقابل بتوانند به پیشرفت هایی دست یابند. به عبارت دیگر مذاکره فرآیند ارتباط بین افراد بوده بطوری که بر اساس آن بتوانند به راه حلی مشترک دست یابند. معمولا راه های مختلفی برای رسیدن به توافق وجود دارد. بسیاری از افراد مذاکره را نوعی بازی می دانند که با استفاده از تاکتیک های مختلف برای رسیدن به پیروزی مورد استفاده قرار می گیرد. در حین مذاکره ممکن است یک طرف از روند آن بسیار راضی باشد و طرف دیگر چاره ای جز توافق نداشته باشد. اما نکته مهم این است که امکان دارد بر اساس این شرایط روابط میان دو طرف تیره شود. به عنوان مثال وقتی از کسی خواسته ای داشته باشیم، شاید این احساس در وی ایجاد شود که به دنبال امتیاز گرفتن از او هستیم. اگر کسی مشتاقانه به ما پاسخ مثبت نشان ندهد، به احتمال زیاد درخواست و وظیفه خواسته شده را سریع انجام نمی دهد و یا حداقل با حس مثبتی آن را انجام نخواهد داد.

عکس این حالت بهتر نتیجه می دهد. اگر موقعیت و یا هدف کسی برآورده شود،  با خواسته طرف مقابل موافقت می کند. این تاکتیک «نرم» در نتیجه تمایل به حفظ روابط دوستانه میان دو طرف استفاده می شود. نتیجه نهایی این است که در صورتی که فرد نیازهای طرف مقابل را در نظر نگیرد ، کنترل خود را نسبت به او از دست می دهد، حتی اگر نسبت به وی قدرت داشته باشد.

هدف از مذاکره، راضی کردن هر دو طرف به بهترین شکل است. معمولا به همین دلیل مذاکره را با صفت هایی مانند همکاری مشترک، اقدام جمعی و  توافق بر مبنای اصول بیان می کنند. روش هایی که می تواند به طرفین مذاکره کننده کمک کند تا به نتایج بهتری دست یابند، در نتیجه مذاکره برد-برد (برای مطالعه بیشتر می توانید به این مقاله مراجعه کنید). حاصل می شود تا این که روند مذاکره به گونه ای باشد که یک طرف میز مذاکره را ترک کند.

در کتاب «رسیدن به جواب بله»که بر اساس پروژه مذاکره هاروارد نویسندگانی چون روجر فیشر (Roger Fisher) و ویلیام اوری (William Ury) آن را تالیف کرده اند، به چهار مشخصه مذاکره اصولی اشاره شده است:

  1. نگاه به افراد را از مساله جدا کنید.

  2. منافع را در نظر بگیرید و به موقعیت تمرکز نکنید.

  3. قبل از تصمیم گیری، احتمال ها را در نظر بگیرید.

  4. برای تصمیم گیری استانداردهای عینی را تعریف کنید.

اگر این اجزا مبنای مذاکره شما قرار بگیرند، احتمال این که بتوانید به راه حل های سازنده برسید، بیشتر می شود.

قاطعیت در حین مذاکره

برای این که مذاکره اصولی را انجام دهید، باید قاطعیت (برای شناخت بیشتر از موضوع می توانید مقاله آن را مطالعه کنید) نیز داشته باشید. این ذهنیت را از خود دور کنید که مذاکره به معنای از دست دادن چیزی است. به جای آن در نظر بگیرید که این روند شما را می تواند به خواسته خودتان برساند.

به عنوان مثال وقتی مدیر از شما می خواهد که در بخش دیگری نیز همکاری داشته باشید و شما واقعا وقت ندارید، شما صرفا جواب «بله یا خیر» ندهید. در عوض سعی کنید از فرصت مذاکره برای این چنین موقعیت استفاده کنید.

آیا این فرصت می تواند به توسعه مسیر شغلی شما کمک کند؟ اگر جواب شما مثبت است بنابراین احتمالا شما تمایل دارید که با پست قبلی خود آن را معاوضه کنید یا درخواست می کنید که برای انجام این کار دستیاری برای کمک به شما اضافه شود. حتی این شرایط موقعیتی برای شما پیش آورده که در مورد وظایف شغلی، مسئولیت ها و نقش های خود در سازمان که در شرح شغل بیان شده است، دوباره مذاکره کنید.

چه زمانی به وظایف محول شده نه بگوییم!

توجه کنید که برای هر درخواستی نباید مذاکره کرد. برخی مواقع شما به نه گفتن احتیاج دارید.

سوالاتی که ممکن است با جواب منفی همراه باشند:

  • آیا وقت دارید که این کار را انجام دهید؟

قبل از جواب دادن به شرایط خود فکر کنید و ببیند این کار چه قدر اهمیت و ضرورت دارد.

  • آیا من بهترین شخص برای این کار هستم؟

در صورتی که شخص بهتری برای این کار وجود داشته باشد و شما نیز موقعیت خود را خوب می شناسید. اگر با اهداف و توانایی های شما نیز تناسب نداشته باشد، بهترین گزینه پاسخ منفی مودبانه و همراه با عذرخواهی است. برای بررسی بیشتر قبل پاسخ دادن به این نوع سوال از فرایند اولویت بندی استفاده کنید. در صورتی که نتیجه گرفتید که پاسخ شما برای این سوالات منفی است، در نتیجه از پذیرش این مسئولیت ها عذر خواهی کنید. با این که گفتن جواب منفی به برخی وظایف ممکن است باعث شود که شما غیر حرفه ای به نظر برسید، اما حرفه ای تر از آن قبول کردن مسئولیت ها بر اساس مهارت ها و زمان شما است.

چگونه به شخص در حین پاسخ منفی به خواسته اش، جواب مثبت بدهیم!

در حین این که به درخواست جواب منفی داده ایم، باید در همان زمان به فرد درخواست کننده «جواب مثبت» بدهیم. برای این کار، مطمئن شوید که توجیه منطقی برای این کار دارید، در نتیجه دلیل جواب نه شما برای این کار واضح می شود و طرف مقابل شما به این حس دست می یابد که فقط در این شرایط به او نه گفته اید. اگر دلیل نه گفتن شما برای فرد واضح شود، متوجه می شود که شما صرفا بر اساس شرایط فقط به خواسته او جواب منفی داده اید. به یاد داشته باشید که جواب قاطع و همراه با همدردی دیگر حاشیه های بعدی را در پی نخواهد داشت.

همانطور که قبلا اشاره کردیم برای این که به شخص پاسخ مثبت و به درخواست او که نمی توانید انجام دهید، جواب منفی بدهید، بهترین راه حل مذاکره است.

برای این که پاسخ شما این موارد را داشته باشد، ابتدا اولویت ها و انعطاف های فرد مقابل را بیابید و بر اساس آن دلیل جواب خود را توجیه کنید. باید بتوانید ارجاع مناسبی برای پاسخ خود داشته باشید، در غیر این صورت طرف مقابل ممکن است رفتار شما را طفره روی برداشت کند. برای همین ایجاد حس اعتماد و روابط خوب زمینه اصلی ارتباطات موثر محسوب می شود و پاسخ شما نباید شائبه عدم همکاری شما را پیش آورد. معمولا افرادی که به همدیگر اعتماد ندارد حالت تدافعی می گیرند و از دادن اطلاعات بیشتر امتناع می کنند. اما افرادی که به همدیگر اعتماد دارند، ارتباطات موثری را ایجاد می کنند و روابط آنها بر اساس درک متقابل است. اگر افراد اطلاعات خود را با دیگران به اشتراک بگذارند، و این زمانی باشد که این اطلاعات نیاز و خواسته دیگران را نیز برطرف کند، افراد همکاری های خوبی نیز با همدیگر خواهند داشت. اگر شما بر احترام و اعتماد سرمایه گذاری کنید، این سرمایه شما نیز به صورت متقابل بازدهی خواهد داشت.

منبع : Mind Tools

دیدگاه ها

نظر شما

درباره نویسنده / مترجم

در بخش بلاگ، تلنت یاب به منظور توسعه مهارت های حرفه ای همراهان خود روزانه اقدام به گزینش و تهیه محتوا از بهترین منابع بین المللی مانند مجله و وب سایت دانشکده کسب و کار هاروارد (HBR)، فوربس، اینترپرنر، TED و ... می نماید.


معرفی مدل (Big 5) برای شناخت بیشتر شخصیت خود

 

دو سال پیش زمانی که مسئولیت جذب و استخدام افراد شرکت به صورت مستقیم زیر نظرم بود، به دنبال آگهی استخدام برای جذب کارشناس فروش و بازاریابی، جوانی با مدرک کارشناسی ارشد مارکتینگ مراجعه کرد. پس از مصاحبه و گرفتن تست های رفتاری متوجه شدم که شخصیت او متناسب با این موقعیت شغلی نیست، ولی به صورت خیلی اتفاقی ویژگی های یک کارشناس آموزش، که مدت هاست وجود چنین شخصی در مجموعه احساس می شد را، دارا بود. موضوع را با وی در میان گذاشتم و انگار که کشفی اتفاق افتاده باشد، با خوشحالی برای پذیرش این موقعیت ابراز آمادگی کرد و اذعان داشت " راستش خودمم اصلا علاقه ای به کار کردن تو حوزه فروش و بازاریابی ندارم !"  دو سال از آن ماجرا می گذرد و حسین در حال حاضر سرپرست آموزش شرکت شده و از کاری که انجام می دهد بسیار راضی بوده و در این موقعیت شغلی عملکرد بسیار موفقی دارد.

تجربه ای که در بالا عنوان شد، تنها یک مثال از اهمیت فراوان موضوع تناسب شخصیت و شغل افراد و اهمیت این تناسب در افزایش عملکرد و موفقیت شغلی است. معمولا در سازمان ها کارکنان را با خصوصیاتی نظیر: مستقل، اجتماعی، وفادار، جاه طلب و ساکت توصیف می کنند.تکرار الگوهای ثابت رفتاری موجب این طبقه بندی ها است. روانشناسان مفاهیم و تعاریف مختلفی از شخصیت ارائه کرده اند که تعدد این تعاریف از پیچیدگی شخصیت ناشی می شود. و مدت ها است که نظریه ها و ابزار مختلفی در مورد  ابعاد شخصیت و روش های سنجش در حال توسعه است. در این مقاله می خواهیم به معرفی مدل 5 عاملی به عنوان یکی از مطرح ترین این ابزارها جهت سنجش شخصیت بپردازیم. این مدل ابتدا تنها سه بعد روان رنجوری – برون گرایی – گشودگی راداشت و سپس دو بعد وظیفه شناسی و سازگاری به آن اضافه شد. مطالعات و تحقیقات زیادی در سال های اخیر اعتبار مدل 5 عاملی را تایید کرده و از این رو مبنای بقیه مدل ها شناخته شده است. عامل های مدل 5 عاملی عبارتند از :

1.برون گرایی: این بعد به راحت بودن فرد در روابط دلالت دارد. افراد برون گرا اجتماعی، خوش مشرب و قاطع اند. در مقابل افراد درون گرا خود دار ، کم حرف، کم رو و محتاط اند.

2.سازگاری: این بعد به احترام به دیگران دلالت دارد. افراد سازگار دارای روحیه همکاری، صمیمی و قابل اعتماد اند. افراد ناسازگار سرد، رقابتی و ستیزه جو هستند.

3.وظیفه شناسی و باوجدانی: این بعد به قابل اعتماد بودن فرد دلالت دارد. افراد با وجدان مسئولیت پذیر، پایدار، ساختار یافته و قابل اطمینان اند. افراد کم وجدان تر یعنی کسانی که در این بعد نمره پایینی می گیرند غیر ساختارمند و پریشان احوال اند.

4.روان رنجوری – ثبات احساسی: این بعد به توانایی فرد در تحمل محرک های استرس و عوامل تنشزا اشاره دارد. افراد دارای ثبات احساسی ایمن، دارای اعتماد به نفس، استوار و آرام اند. آن طرف طیف ثبات احساسی، عصبی بودن و روان رنجوری است و افرادی که در این طیف قرار دارند، عصبانی، نامطمئن ، افسرده و مضطرب اند.

5.گشودگی و استقبال از تجربه: این بعد به علاقه و شیفتگی فرد به پدیده ها و تجربیات جدید دلالت دارد. چنین افرادی، خلاق، کنجکاو و حساس اند. افرادی که در آن طرف طیف قرار می گیرند پیرو سنت بوده، در شرایط آشنا راحت ترند. این مدل و مدل های مشابه در زمینه شخصیت این امکان را به ما می دهد که در فرایند خودشناسی دقیتر عمل کنیم و با هدف شناخت ویژگی های مشخصی در خود در این مسیر گام برداریم. تحقیقات زیادی بر اساس مدل پنج بعدی روی گروه های شغلی مختلفی همچون مدیران، فروشندگان، وکلا ، کارگران ماهر و نیمه ماهر، حسابداران، معماران و مهندسان انجام شده که بیانگر ارتباط مهم بین این ابعاد شخصیتی و عملکرد شغلی است. به عنوان مثال در برخی گروه های شغلی مثل مدیران و فروشندگان که نیاز به تعامل اجتماعی دارد، برون گرایی و در حرفه های آموزشی و تحقیقاتی، گشودگی به تجربه، پیش بینی کننده خوبی برای عملکرد است. بنابراین تفکر پیرامون در مورد خود با مدنظر قرار دادن ابعاد این مدل می تواند بسیار سودمند باشد. 

 

دیدگاه ها

نظر شما

درباره نویسنده / مترجم

در بخش بلاگ، تلنت یاب به منظور توسعه مهارت های حرفه ای همراهان خود روزانه اقدام به گزینش و تهیه محتوا از بهترین منابع بین المللی مانند مجله و وب سایت دانشکده کسب و کار هاروارد (HBR)، فوربس، اینترپرنر، TED و ... می نماید.