چگونه می توانیم اعتماد را درون تیم تزریق کنیم؟

 

«با اعتماد بیش از حد به دیگران ممکن است فریب بخورید، اما عدم اعتماد، زندگی را برایتان سخت و دردناک می کند.»

فرانک کرین، نویسنده و از وزیران سابق آمریکا

 

آیا تاکنون برایتان پیش آمده که مدیریت تیمی را برعهده بگیرید که افراد به همدیگر اعتماد نداشته باشند؟ در صورتی که این موضوع را تجربه کرده باشید، به خوبی می دانید که هدایت این تیم چه اندازه چالش برانگیز خواهد بود.

تیمی که در آن رنگ اعتماد وجود نداشته باشد، به معنای واقعی تیم نیست. بلکه صرفا گروهی از افراد را تشکیل می دهند که با همدیگر کار مشترکی انجام می دهند. در نتیجه این گروه احتمالا پیشرفت نا امید کننده ای خواهند داشت. زیرا اطلاعات را با همدیگر به اشتراک نمی گذارند، احتمالا در مسئولیت ها و حقوق همدیگر با تضاد و تعارض روبرو می شوند و در نتیجه همکاری موثری با یکدیگر نخواهند داشت. مهم نیست که افراد و گروه شما تا چه اندازه از استعداد و مهارت برخوردارند، زیرا اگر روابط بر مبنای اعتماد نباشد، تیم قادر نخواهد بود از پتانسیل بالقوه خود استفاده کند.

بنابراین در صورتی که اعتماد میان تیم وجود داشته باشد، توانایی افراد نیز بیشتر می شود، زیرا افراد انسجام و اتحاد بیشتری با همدیگر پیدا می کنند و در نتیجه رسیدن به اهداف تیمی الویت بیشتری برای افراد خواهد داشت. بنابراین سوال مهم این است که شما به عنوان رهبر تیم، چگونه می توانید اعتماد را درون تیم تزریق کنید. در این مطلب سعی می شود به این سوال پاسخ داده شود.

اهمیت اعتماد

تعاریف مختلفی برای اعتماد بیان شده است. می توان اعتماد را به صورت« اتکا به ویژگی، توانایی، نقاط قوت و درستکاری هر فرد» تعریف کرد. اگر این تعریف را در نظر بگیریم، اعتماد به معنای اتکا به فردی خواهد بود که کار را درست و به صورت مناسب انجام می دهد. یعنی شما به توانایی و نقطه قوت کسی باور دارید و می توانید تا حدودی در این موضوع ریسک کنید و مسئولیت هایی به او بسپارید. بدون ایجاد اعتماد، خلاقیت، بهره وری و تفکر بدیع و نو افراد نیز کمتر می­شود. و افراد به جای تمرکز بر هدف تیمی، وقت خود را صرف محافظت از حقوق و منافع خودشان می دانند.

راهکارهایی برای ایجاد اعتماد

در صورتی که رهبر تیمی باشید، فرهنگ اعتماد را در درون تیم چگونه نهادینه می کنید؟ برای پاسخ به این سوال می توان راهکارهای زیادی در نظر گرفت.

1.هدایت با الگو سازی

در صورتی که می خواهید درون تیم اعتماد ایجاد کنید، بهترین روش الگوسازی آن است. به این معنی که شما ابتدا به تیم و هم تیم های خودتان اعتماد کنید. فراموش نکنید که اعضای تیم شما همیشه شما را به عنوان الگو قرار می دهند. بنابراین می توانید از این فرصت استفاده کنید و درون تیم اعتماد سازی کنید و نشان دهید که اعتماد تا چه اندازه برایتان مهم است.

2.ایجاد ارتباط آزاد در تیم

ارتباطات باز برای ایجاد اعتماد عنصر حیاتی محسوب می شود. شما برای این که افراد را همراه سازید، باید صداقت را برجسته کنید و اهداف و استراتژی های تیم را مشخص نمایید. می توانید برای تعیین اهداف تیم، آنها را براساس ماتریس بررسی کرده و سپس وظایف افراد را مشخص کنید. برای این که افراد را ترغیب کنید، حتما آنها را در جلسات مشارکت داده و انتظارات و پیشنهادات آنها را بپرسید.

سپس می توانید برای اتحاد تیم، وظایفی را مشخص کنید. در صورتی که این وظایف به دقت طرح ریزی شوند، باعث می شود که افراد برای ارتباطات باز ترغیب شوند و رابطه موثری با یکدیگر ایجاد کنند. می توانید با استفاده از تست شخصیت مایرز-بریگز، با شخصیت افراد تا حدودی آشنا شوید و براساس آنها اهداف را مشخص کنید.

3.شناخت از ویژگی های اعضای گروه

یکی از راههای اعتماد سازی این است که افراد ترغیب به شناخت بیشتر از یکدیگر شوند، برای این کار سعی کنید با ایجاد برخی موقعیت ها  زمینه ای ایجاد کنید تا افراد با تجربه های شخصی یکدیگر بیشتر آشنا شوند و اشتراک هایی را میان خودشان پیدا کنند. می توانید از سرگرمی های آنها بپرسید، اما حریم خصوصی افراد را رعایت کنید. برای این کار ابتدا از خودتان به عنوان رهبر تیم شروع کنید تا افراد نیز تشویق شوند.

4.عدم سرزنش

زمانی که افراد به صورت مشترک با یکدیگر فعالیت می کنند، ممکن است اشتباهاتی نیز رخ دهد و شاید راحت ترین کار سرزنش آنها باشد. اما در صورتی که این فضا ایجاد شود، روحیه تیمی تضعیف می شود. البته به این معنا نیست که بازخورد دادن را کنار بگذارید (بازخورد موثر در مقاله ای به صورت تفصیلی ارائه شده است). اما سرزنش بیش از حد، اعتماد تیمی را از بین می برد.

5.دور کردن گروه از کلیشه ها

برخی مواقع درون تیم کلیشه هایی ایجاد می شود. کلیشه ها با وجود اجتناب ناپذیر بودن می توانند اعتماد را کم رنگ کنند. شما می توانید با شروع کردن بحثی از میزان کلیشه های افراد و تاثیر آن بر روی یکدیگر آشنا شوید. در این صورت شما می توانید با گفتن نکات منفی آنها افراد را نسبت به کلیشه ها آگاه کنید تا کمتر درگیر آن شوند.

6.به بحث گذاشتن موارد مربوط به اعتماد

اگر تیمی را مدیریت می کنید که مسائل مربوط به اعتماد در آن وجود دارد، سعی کنید ریشه های مربوط به آن را بیابید تا بتوانید با برنامه ریزی راهکارهای آن ها را شناسایی و حل نمایید. به عنوان مثال می توانید با طراحی پرسشنامه ساده ای نظرات افراد را جویا شوید.  به آنها توضیح دهید که این کار را محرمانه انجام می دهید. سپس با جمع آوری کلی مطالب و نظرات در یک جلسه عمومی به نکات مربوطه اشاره کنید و نظرات کل افراد را برای بهبود روابط جویا شوید و در مورد مسائل صحبت کنید.

ایجاد اعتماد درون تیم ممکن است زمان بر باشد و در نظر بگیرید که اختلاف نظرات طبیعی و اجتناب ناپذیر است و نه تنها مشکل زیادی ایجاد نمی کند، بلکه باعث خلاقیت افراد می شود. اما نکته مهم هدف جمعی و احترام به روابط افراد است که صرفا با اعتماد حاصل می شود.

منبع: Mind Tools  

آیا استفاده از این مطلب برای شما مفید بود؟

درباره نویسنده / مترجم

در بخش بلاگ، تلنت یاب به منظور توسعه مهارت های حرفه ای همراهان خود روزانه اقدام به گزینش و تهیه محتوا از بهترین منابع بین المللی مانند مجله و وب سایت دانشکده کسب و کار هاروارد (HBR)، فوربس، اینترپرنر، TED و ... می نماید.


ارائه بازخورد موثر: چگونه می توان عملکرد تیم را در سطح بالایی حفظ کرد؟

 

آیا با شنیدن واژه «ارزیابی عملکرد» به شما استرس دست می دهد؟ این تنها مساله شما نیست. طبیعی است که همه ما در طول زندگی نسبت به عملکرد خودمان بازخورد گرفته ایم و به افراد دیگر نیز بازخورد داده ایم و نسبت به کار کسی نظرات خودمان را بیان کرده ایم. در عمده موارد مدیران نیز با دعوت کارکنان به اتاق خودشان قصد دارند بازخورد سازنده ای نسبت به  عملکرد داشته باشند. اما احتمالا ارائه بازخورد بدون استرس و ناراحتی افراد نخواهد بود. این موضوع از حس اشتباه و یا سو تفاهمی نشات می گیرد که معمولا هنگام بحث ارزیابی عملکرد و یا پیشنهاداتی برای بهبود آن و صحبت در مورد اهداف آینده پیش می آید. این در حالی است که ارائه بازخورد می تواند یکی از مهم ترین قسمت های ارتباط با اعضای تیم محسوب شود.

اگر بازخورد در مسیری درست و به قصد مطلوب ارائه شود، باعث بهبود عملکرد خواهد شد. شاید  این حق افراد باشد که بدانند کدام یک از کارهایشان خوب بوده و در کدام یک از آنها ضعف داشته اند. همچنین برای این که افراد از نظرات و پیشنهادات به طور مناسب بهره مند شوند، بازخورد بایستی با دقت و تناوب اجرا شود. ارائه بازخورد یکی از مهارت های اساسی و موثری است که مثل همه مهارت ها برای بهبود، نیازمند تمرین و ممارست خواهد بود. در ادامه به نکاتی در مورد ارائه بازخورد اشاره می شود تا بتوانید در کارهای روزمره خود به طور شایسته آن را به کارگیرید. در این مقاله عمدتا منظور ما بازخوردی است که میان مدیر یا سرپرست و کارکنان صورت می گیرد.

با در نظر گرفتن موارد زیر می توانید بازخورد موثری را ارائه دهید:

تجربه مثبتی ایجاد کنید.

قبل از اینکه بخواهید به کسی بازخورد بدهید، از دلیل آن مطمئن شوید. هدف از بازخورد بهبود وضعیت و عملکرد افراد است. در نتیجه نباید با لحن تند و انتقادی این موقعیت را خراب کنید. البته این نکته به این معنی  نیست که همیشه لحن مثبت بگیرید. وقتی فردی به تذکرهای شما توجه زیادی نکرده بود، می توانید با لحن جدی و کمی تند آن را مطرح کنید. البته سعی کنید که بیش از حد از این رویه استفاده نکنید. زیرا ارائه بازخورد با رویکرد مثبت و تاکید بر بهبود عملکرد، افراد بیشتری را جذب می کند.

به موقع بازخورد دهید.

هرچه به موضوع نزدیک تر باشید و درک بهتری از آن داشته باشید، بازخورد شما نیر بهتر می شود. هدف از بازخورد غافل گیر کردن کسی نیست، بلکه بازخورد سریع به کارهای افراد ، انتظار بیشتری نیز در آنها ایجاد می کند. بازخورد به کاری که یک ساعت زمان برده و به طور مناسب انجام نشده باشد، به مراتب راحت تر از این است که بخواهید در دوره های ارزیابی عملکرد سالیانه فرد را مورد بررسی قرار دهید.

نکته: یادتان باشد که شروع بازخورد با واکنش های احساسی همراه خواهد بود. به همین دلیل قبل از بازخورد دادن صبور باشید و تا زمان آرام شدن صبر کنید. این کار باعث می شود که ریسک این که بیان شما به عذر خواهی منجر شود، کاسته شود.

بازخوردهایتان منظم باشد.

بازخورد فرآیندی است که به توجه مستمر نیاز دارد. وقتی نیاز باشد صحبتی با فردی انجام دهید، بی درنگ آن را مطرح کنید. زیرا با این کار افراد پی خواهند برد که چه عملکردی داشته اند و کمتر از بازخورد غافلگیر می شوند. معمولا مسائل و مشکلات قابل کنترل نبوده و زمان رخ دان آنها مشخص نیست.  به همین دلیل بازخورد رسمی یا غیر رسمی می تواند به صورت هفتگی یا روزانه و در واقع وابسته به شرایط باشد. بازخورد های مکرر و به صورت غیر رسمی باعث می شوند که افراد در طول بازخورد رسمی نیز کمتر متعجب و غافل گیر شوند  و برای آنها دور از انتظار نباشد.

نظرات خود را از قبل آماده کنید.

توجه داشته باشید که بازخورد باید مشخص و شفاف باشد. این مساله کمک می کند از موضوع و مساله اصلی دور نشوید. می توانید از قبل آنچه را که می خواهید بازخورد دهید را به صورت خلاصه برای خودتان بنویسید.

پبشنهادات خود را به صورت دقیق بیان کنید.

دقیقا برای فرد مشخص کنید که کدام یک از زمینه ها و جنبه ها باید بهبود یابد. زیرا این نکته باعث می شود که فرد کمتر دچار ابهام گردد. در واقع وقتی به فردی با جمله «کار شما غیر حرفه ای بود» تذکر می دهید، دقیقا به چه نکته ای اشاره داشته اید؟ آیا منظور شما صحبت با صدای بلند، برخورد غیر رسمی و یا نوع پوشش او بوده است؟

قبل از ارائه بازخورد، نسبت به آنچه که درک کرده اید و فهمیده اید اطمینان حاصل کنید. زیرا اگر بر اساس نظرات دیگران بازخورد دهید، دچار شک و تردید خواهید شد.

نکته: سعی کنید که در ارائه نظر اغراق نکنید. از به کار بردن کلماتی مثل «هرگز، همه و همیشه» اجتناب کنید. زیرا افراد با این کلمات موضع تدافعی می گیرند. همچنین از نقطه نظر دادن شخصی دوری کنید و به طور صریح منظور خودتان را منتقل کنید.

انتقاد خود را خصوصی مطرح کنید.

سعی کنید صحبت ها و یا انتقادهای خود را دور از محیط جمع مطرح کنید. در محیطی آرام و به دور از نظرات دیگران صحبت های خود را به فرد بگویید.

از ضمیر من استفاده کنید.

بازخورد را از نقطه نظر خود بدهید. با این کار از برچسب زدن به وی جلوگیری می کنید. اگر از نقطه نظرهای دیگران بیش از حد استفاده کنید باعث می شود که فرد احساس کند مورد حمله قرار گرفته است. همچنین به رفتارهایی تاکید کنید که باعث تغییر واقعی در فرد می شود.

در مورد جنبه های مثبت عملکرد وی نیز صحبت کنید.

همیشه یک بازخورد خوب با ارائه نکات مثبت شروع می شود. این مسئله کمک می کند که افراد در شرایط راحت تری قرار گرفته و برای موفقیت و پیشبرد خود گام های بیشتری بردارند. در انتهای هر بازخورد انتقادانه و با نیت بهبود، بازخورد مثبت نیز ارائه دهید. این باعث می شود که حس ارزشمند بودن به افراد دست دهد.

پیشنهادهای مربوط به عملکردهای آنها را مطرح کنید.

از این که افراد برای بهتر انجام دادن فعالیت ها و بهبود آن به چه شرایطی نیاز دارند، مطمئن شوید. در واقع هدف اصلی پیشرفت و بهبود عملکرد است. می توانید با هدف گذاری و طرح برنامه ای، پیشرفت عملکرد افراد را مورد بررسی و نظارت قرار دهید. همچنین می توانید از مدل برنامه توسعه فردی (IDP)  برای ترغیب کردن افراد استفاده کنید.

نکته: ممکن است شما با نقطه نظری که فرد به سوال شما پاسخ می دهد، موافق نباشید. می توانید از پرسش هایی مثل واکنش شما نسبت به این قضیه چیست و یا آیا این گفته واقعا با آنچه اتفاق افتاده همسویی دارد استفاده کنید. به پاسخ های فرد به طور موثر و فعال گوش کنید و از او بخواهید که پیشنهادات خود را نیز برای بهبود شرایط مطرح کند. برای این که از پند و موعظه کردن افراد دوری کنید از کلماتی مثل «باید، حتما و ضروری بود»، استفاده نکنید.

منبع: Mind Tools

 

دیدگاه ها

نظر شما

درباره نویسنده / مترجم

در بخش بلاگ، تلنت یاب به منظور توسعه مهارت های حرفه ای همراهان خود روزانه اقدام به گزینش و تهیه محتوا از بهترین منابع بین المللی مانند مجله و وب سایت دانشکده کسب و کار هاروارد (HBR)، فوربس، اینترپرنر، TED و ... می نماید.


سبک حل تعارض شما چیست؟ معرفی تست سنجش سبک حل تعارض توماس-کیلمن (TKI)

مدیریت منابع انسانی امروزه بدون در نظر گرفتن ارتباطات بین فردی، بین گروهی و بین سازمانی میسر نیست. توجه به این روابط و زیر نظر داشتن آفت های آن در هر سازمانی، با کاستن از تنش های غیرضروری، دستیابی به اهداف را تسهیل و تسریع می نماید. محصولات طبیعی روابط، تعارض ها هستند. تعارض زمانی رخ می دهد که خواسته ها و اهداف دو یا چند فرد/گروه در تناقض با یکدیگر قرار گیرد و امکان دستیابی کامل به آنها فراهم نباشد. در واقع هر دو طرف خواسته هایی دارند که برآورده شدن آنها در یک مسیر مشترک قرار نمی گیرد. چنین موقعیتی موقعیت تعارضی نامیده می شود و مدیریت آن در سازمان اهمیت بالایی دارد. 

آنچه در گام اول اهمیت دارد، آگاهی از سبک واکنش افراد مختلف به موقعیت تعارض است. نکته ی کلیدی این است که همه ی افراد به شیوه ای یکسان به تعارض پاسخ نمی دهند و شیوه های حل تعارض منحصر به فردی دارند. آگاهی از نوع واکنش خود به تعارض، می تواند به اتخاذ روش های موثر و متناسب با موقعیت کمک کند. همچنین مدیران می توانند با شناسایی سبک های حل تعارض کارکنان خود، در مدیریت تعارض موفق تر عمل کنند.

ابزار سنجش سبک حل تعارض توماس-کیلمن (TKI)، برای ارزیابی رفتار فرد در موقعیت تعارض طراحی شده است. این تست افراد را از سبک رویارویی خود با چنین موقعیت هایی آگاه می کند. در واقع این ابزار به بررسی تعارض های بین فردی می پردازد که بخش مهمی از تعارض های بین گروهی و سازمانی هستند و رصد کردن آنها برای بهینه نگاه داشتن سطح تعارض در سازمان ضروری است.

 نکته کلیدی این است که همه ی افراد به شیوه ای یکسان به تعارض پاسخ نمی دهند و شیوه های حل تعارض منحصر به فردی دارند   

در موقعیت تعارض می توان رفتار فرد را روی دو محور اصلی مشخص کرد:

  1. جراتمندی: میزانی که فرد برای رسیدن به اهداف خودش تلاش می کند.
  2. همکاری: میزانی که فرد برای تحقق اهداف طرف مقابل تلاش می کند.

این دو محور رفتاری می تواند در مشخص کردن 5 شیوه ی حل تعارض به ما کمک کند. این 5 سبک حل تعارض به شکل زیر نشان داده می شود:

رقابت (Competing)

رقابت حالتی قدرت گرا همراه با قاطعیت و عدم همیاری است. زمانی که فرد در حال رقابت است، به دنبال تحقق اهداف خود است که به قیمت هزینه دادن دیگران و استفاده از هر ابزار قدرت مناسب رساندن او به موقعیت دلخواهش تمام می شود.  این ها برخی تجلی های رقابت هستند: پافشاری برای احقاق حق خود، دفاع از جبهه ای که فرد فکر می کند درست است و یا در ساده ترین حالت تنها تلاش برای برنده شدن.

همکاری (collaborating)

همکاری هم قاطعانه و هم همیارانه است. زمانی که فرد در حال همکاری است، تلاش می کند تا در کنار فرد دیگر راه حلی را پیدا کند که به صورت کامل اهداف هر دو را محقق می کند. این شامل جستجو در یک مسئله است تا اهداف زیرین هر دو فرد شناسایی شوند تا بتوان گزینه ای را پیدا کرد که هر دو سری از هدف ها و مشکلات را محقق و حل کرد. همکاری بین دو نفر ممکن است در این حالات ظاهر شوند: به شکل بررسی یک مخالفت در جهت یادگیری از بینش های یکدیگر، توافق بر سر شرایطی که ممکن است در غیر این صورت آن ها را به رقابت بر سر منابع وادارد، و یا مواجهه با یک مشکل بین فردی و تلاش برای پیدا کردن راه حلی خلاقانه.

مصالحه (compromising)

مصالحه در هر دو بعد همیاری و قاطعیت متوسط است. هنگامی که فرد همسازی می کند، به دنبال یافتن راه حلی مقتضی و مورد قبول طرفین است که تا حدی هر دو طرف را راضی می کند. مصالحه در حد وسط رقابت و تطبیق است، که در آن تسلیم شدن کمتر از رقابت و بیشتر از سازش است. به همین شکل، این حالت با یک مسئله بی پرده تر از حالت اجتناب رو در رو می شود اما آن را به اندازه ی همکاری عمیق بررسی نمی کند. مصالحه ممکن است در این اشکال خود را نشان دهد: تقسیم ما به تفاوت، رد و بدل کردن امتیازات، و یا پیدا کردن سریع یک رویکرد مشترک.

     اجتناب (avoiding)

اجتناب عدم قاطعیت و عدم همیاری است. زمانی که فرد در حال اجتناب است، بلافاصله به دنبال تحقق اهداف خود یا فرد دیگر نیست. او تعارض را نادیده می گیرد. اجتناب ممکن است این گونه باشد: کنار کشیدن سیاسانه از یک مسئله، به تعویق انداختن یک مسئله تا زمانی بهتر، و یا در ساده ترین حالت کوتاه آمدن از موقعیتی که تهدید کننده است.

   سازش (accommodating)

سازش حالتی همراه با همیاری و عدم قاطعیت است، درست متضاد رقابت. هنگامی که فرد در حال سازش است، اهداف خود را نادیده می گیرد تا اهداف دیگری را محقق کند. در چنین حالتی عنصر از خود گذشتگی دیده می شود. سازش ممکن است این صورت ها را داشته باشد: شکلی از سخاوت و کمک به دیگران، اطاعت از دستور دیگری زمانی که ترجیح فرد بر عدم اطاعت است، و یا تسلیم شدن به دیدگاه دیگران.

همراهان تلنت یاب به صورت فردی و نیز واحدهای منابع انسانی به صورت سازمانی می توانند در بخش ابزار ارزیابی تلنت یاب به تست آنلاین TKI دسترسی پیدا کنند.

توجه: ابزار های ارزیابی و تست های روانشناسی موجود و نیز خروجی و تفسیر تفضیلی هر کدام از آن ها، توسط هسته پژوهشی روانشناسی صنعتی و سازمانی دانشگاه علامه طباطبائی تدوین گردیده است.

 

دیدگاه ها

نظر شما

درباره نویسنده / مترجم

در بخش بلاگ، تلنت یاب به منظور توسعه مهارت های حرفه ای همراهان خود روزانه اقدام به گزینش و تهیه محتوا از بهترین منابع بین المللی مانند مجله و وب سایت دانشکده کسب و کار هاروارد (HBR)، فوربس، اینترپرنر، TED و ... می نماید.


چگونه می توان افراد درون گرا و برون گرا را به خوبی مدیریت کرد؟

درباره نویسنده: ربکا نایت (Rebecca Knight) نویسنده مقالات بسیاری از خبرگزاری های معتبر مانند فاینشال تایمز، در این مقاله به مرور نظرات صاحب نظران در مورد مدیریت افراد درون گرا و برون گرا پرداخته است.

به عنوان مدیر، هدف شما این است که کارکنان با حداکثر انرژی، کارایی و انگیزه کار کنند- که این موضوع زمانی با چالش مواجه می شود که اعضای تیم ترکیبی از افراد درون گرا و برون گرا باشند. چگونه می توانید این تیپ های شخصیتی بسیار متفاوت را مدیریت کنید. به چه نحوی می توانید درون گرا ها را وارد جمع کرده و برون گرا ها را ترغیب به شنیدن صحبت های خود کنید. بهترین روش تطبیق سبک مدیریت تان برای این که برای همه افراد کارکرد داشته باشد، چیست؟

کارشناسان چه می گویند

به گفته سوسان کین (Susan Cain) نویسنده کتاب «سکوت قدرت درون گرا ها در دنیایی که از حرف زدن باز نمی ایستد» (Quiet: The Power of Introverts in a World that Can’t Stop Talking)  تاکنون، تیپ های شخصیت و پویایی های انسانی محور موضوعات مربوط به کار نبودند، اما این موضوع در حال تغییر است. ما در نقطه ای از فرهنگ سازمانی قرار گرفته ایم که صحبت کردن در مورد این موضوع به صورت اجتماعی پذیرفته شده است. وی می گوید دلایل خوبی برای این مورد وجود دارد. درون گرایی و برون گرایی، شخصیت وجودی افراد را مشخص می کند: اینکه چگونه کار می کنند، نحوه زندگی آن ها به چه نحوی است و به چه صورت تعامل دارند. پذیرش این عنصر مربوط به تنوع تیم همیشه به صورت صریح و مستقیم نیست. فرانسسکا ژینو (Francesca Gino) یکی از اساتید دانشکده کسب و کار هاروارد توصیه می کند که به چالش های مدیریتی باید بر اساس «ذهنیت درک کننده و کنجکاو»  نگاه شود. در ادامه به نحوه ایجاد فضای محیطی اشاره می شود که بر اساس آن هر یک از نقاط قوت و خلق و خوی افراد به بیشترین سطح رسیده و این اطمینان حاصل می شود که نیازهای هر فرد دیده شده است.

خودتان را آموزش دهید

به گفته کین، افراد درون گرا و برون گرا دیدگاه های کاملا متفاوتی را به کار و فرآیندهای اجتماعی دارند. خانم ژینو می گوید درک این ترجیحات می تواند به شما کمک کند تا با اشتیاق، مشاهده گر افراد تیم و آنچه که آن ها را ترغیب می کند، باشید. برای مثال، برون گراها گرایش به این دارند که وظایف خود را بی درنگ انجام دهند، آنها سریع هستند و برخی اوقات زود تصمیم می گیرند. آنها با ریسک پذیری و انجام چندکار در یک زمان راحت هستند. در طرف دیگر، درون گراها با اختیار زیاد و آرام کار می کنند. آنها در زمان مشخص توجه خود را به یک کار معطوف می کنند. افراد برون گرا بیشتر به سمت تیم گرایش دارند و ایده های خود را با صدای بلند می گویند. وی در ادامه می گوید: آنها از روابط اجتماعی و به اشتراک گذاشتن ایده ها انرژی می گیرند. برخلاف این موضوع، افراد درون گرا از به طور کلی از سر و صدا و جمع تیمی خوششان نمی آید- آنها از جلسه های مدیریتی و کسب و کار و برخی جشن ها لذت می برند، اما پس از گذشت زمان دوست دارند که در خانه بمانند و کتاب های مورد علاقه خود را بخوانند.

با تیم خود صحبت کنید

کین می گوید: نیازی نیست که همیشه تست مایرز-بریگز را از افراد بگیرید تا بفهمید چه کسی درون گرا است و چه کسی برون گرا، به خاطر این که در بسیاری از حالت ها این موضوع کاملا مشخص است. اما گفته می شود که بسیاری از درون گرا ها خیلی زود قابل تشخیص نیستند. زیرا آن ها رفتار برون گراها را آموزش دیده اند. به عبارت دیگر، آن ها در کار به نظر اجتماعی و برون گرا هستند، اما زمانی که به خانه می رسند، از فرط خستگی روی تخت دراز می کشند. وی در ادامه می گوید: برای آگاه شدن از ترجیح های همکاران بهتر است رو راست بودن و صحبت های صریح را در میان افراد و تیم ترغیب کنید. برای مثال از افراد بپرسید: در روز کاری ایده آل خود، معمولا در چند جلسه حضور پیدا می کنید؟ دوست دارید به چه نحوی کار خود را انجام دهید؟ چگونه انرژی دوباره می گیرید؟ کوین اشاره می کند که برخی افراد درون گرا ممکن است برای مکالمه صریح تمایل نداشته باشند. در این حالت وی پیشنهاد می کند که برای اعضای تیم منابع مطالعه با موضوع «قدرت درون گراها» فراهم کرده و به افراد درون گرای موفق مثل بث­کام­استاک (Beth Comstock) مدیر ارشد بازاریابی جنرال الکتریک اشاره کنید، یا رهبری را در سازمان خود شناسایی کنید که درون گراست و تمایل به صحبت در جمع دارد. با تیم خود نیز درباره تفاوت های شخصیت که هر کدام منجر به عملکرد می شود، صحبت کنید. همچنین ژینو می گوید تیمی که تعادل خوبی دارد از نقاط قوت و مهارت های هر دو شخصیت برخوردار است، در حالی که اگر بسیاری از افراد تیم برون گرا باشند، تیم می تواند از غرور و منیت آن ها ضربه ببیند و اگر هم بسیاری از این افراد درون گرا باشند، تیم در پویایی کمبود خواهد داشت.

به روز کاری خود دوباره فکر کنید

کین می گوید: مرحله بعدی این است که از اطلاعاتی که در مورد شخصیت و علاقه مندی های افراد تیم جمع آوری کرده اید، استفاده کنید تا هنجارها و پویایی های مناسب هر فرد را تعیین کنید. از ساختار روزکاری خود شروع کنید. برای مثال، در دفتر کین (Cain) سیاستی وجود دارد که قبل از ساعت 12.30 ظهر جلسه ای برگزار نمی شود. این سیاست به افرادی که ترجیح می دهند زمان خلوت و آزاد داشته باشند اجازه این کار را می دهد، اما افراد درون گرا پی می برند که فرصتی برای صحبت وجود دارد. خانم کین در ادامه می گوید، یکی از روش های هوشمندانه این است که برای افراد تیم خود با برگزار نکردن جلسه در شروع روز، زمان بدون وقفه کار کردن را فراهم کنید. تحقیقات مربوط به طوفان فکری نشان می دهد که با طوفان فکری فردی ایده های بیشتر و بهتری نسبت به نوع گروهی آن به ذهن افراد خطور می کند- این جنبه در هر دو نوع افراد درون گرا و برون گرا صادق است. مهم تر از آن، به اعضای تیم خود این انعطاف را بدهید تا روز کاری خود را بر اساس شرایط خود مدیریت کنند. وی در ادامه توضیح می دهد افراد برون گرا را ترغیب به اجتماعی شدن و اشتراک گذاری ایده ها کنید، اگر حس مجبور شدن به آنها دست می دهد و به افراد درون گرا در صورتی که نیاز به جدایی از تیم دارند، این آزادی را بدهید که برای گرفتن انرژی قدم بزنند و یا وظایف خود را در کافی شاپ نزدیک به شرکت انجام دهند.  

فضای خصوصی را بیشتر کنید

فضای کار- به ویژه محیط کار جدید آمریکا- که طرح آن به صورت اتاق های باز و با تاکید بر همکاری مستمر است- به نظر می رسد که برای افراد برون گرا ساخته شده است. اما تحقیقی نشان می دهد که همه ما- به ویژه افراد درون گرا- به فضای خصوصی برای انجام کار نیاز داریم. در نتیجه به تغییر کوچک در طراحی فکر کنید که می تواند فضای جدا از دیگران را برای تنهایی افراد ایجاد کند. این تغییر می تواند شامل پارتیشن های انفرادی و یا «بخش های ساکت» شبیه به واگن های قطار باشد. همچنین شما می توانید به تیم خود کمک کنید تا اصول فرهنگی را توسعه دهند، مثل این که همکاران به دیگران علامتی نشان می دهند تا وقفه ای در کارشان ایجاد نشود. برای مثال در برخی از شرکت ها افراد از هدفون استفاده می کنند تا نشان دهند که روی موضوعی تمرکز کرده اند. در این حین شما باید مطمئن شوید که افراد برون گرا به دلیل گوشه نشینی و رفتن افراد به پارتیشن های خود تمایل خود را از دست ندهند. در نتیجه فضایی را برای اجتماع و برخوردهای تصادفی حفظ یا ایجاد کنید. برای مثال، اتاق استراحت برای قهوه خوردن، میز ناهار مشترک و یا اتاقی برای راحتی افراد.

درون گراها را ترغیب به صحبت کنید

تحقیقی نشان می دهد که در یک جلسه شش نفره، دو نفر بیش تر از 60 درصد صحبت ها را انجام می دهند. در گروه های بزرگتر این مساله وخیم تر است. بر اساس نظر خانم ژینو یکی از راهکارهای وارد صحبت کردن درون گراها، ایجاد شرایطی است که آن ها برای مشارکت احساس راحتی کنند. از آنجایی که درخواست مستقیم برای بازخورد ممکن است باعث شود که همکاران درون گرای شما حس اجبار به پاسخ دادن کنند، بهتر است از پیش به آنها اطلاع دهید که شما از آن ها می خواهید که مشارکت داشته باشند و بنابراین آماده به جلسه بیایند. به اشتراک گذاشتن برنامه کاری پیش از چند روز برای این که افراد درون گرا بتوانند در مورد ایده های خود فکر کنند به جای اینکه در آن لحظه ایده ها را به صورت بداهه بگویند، مفید واقع می شود. وی می گوید در شرکت آمازون تمام جلسه ها در سکوت کامل شروع می شود. قبل از هر مکالمه ای که ممکن است صورت بگیرد، هر کسی در سکوت باید یادداشتی را در مورد جلسه بخواند که به افراد درون گرا این فرصت را می دهد که زمانی را برای فکر کردن و شجاعت به اشتراک گذاری آن را با بقیه اعضای تیم داشته باشند. او همچنین پیشنهاد می کند که در زمان های مختلف از افراد بخواهید به جای صحبت در جلسه ها بنویسند. آیا اتفاق افتاده که افراد تیم شما ایده ها و پیشنهادهای خود را روی قطعه های کاغذ یادداشت کنند و شما آن را روی وایت برد برای خواندن بنویسید. این کار از تلف شدن زمان افراد به گفت و گو های غیر مرتبط جلوگیری می کند.     

... و برون گراها برای این که گوش دهند

افراد برون گرا اغلب اشتیاق و رو راستی را در جلسه ها ایجاد می کنند و شما نیز تمایل دارید که آنها را به این کار ترغیب کنید. ژینو می گوید: اما شما باید به آنها یاد بدهید که گوش دهند، فکر کنند و پذیرش بیشتری برای دیدگاه های همکاران ساکت (درون گراها) خود نیز داشته باشند. کین پیشنهاد می کند که با شخصیت و یا شخصیت غالب در تیم به صورت تک به تک صحبت کنید. نیازی نیست این کار به صدای بلند و یا به صورت طولانی مدت انجام شود. او توضیح می دهد، همانطور که باید نشان دهید که خواهان دریافت و شنیدن نظرات خوب از سوی آن ها هستید، به همان نسبت در زمان مقتضی باید آن ها را متوجه ضرورت سکوت و گوش فرا دادن به صحبت های سایر هم تیمی های خود نمایید. آن ها را به منظور جلب همکاری بیشتر همکاران درون گرای خود به چالش بکشید.  

این اصول را به خاطر داشته باشید

باید ها

  • میان فضای اجتماعی و خصوصی تعادل ایجاد کنید.
  • برنامه دستور جلسه را از پیش ارسال کنید، و گاهی بازخورد ها را به صورت مکتوب بخواهید تا برای افراد درون گرا زمان نوشتن ایده ها را ایجاد کنید و افراد را به اشتراک گذاشتن آن ها ترغیب کنید.
  • به افراد اجازه دهید که به روشی که می خواهند کار کنند، افراد برون گرا باید این حس را داشته باشند که برای اجتماعی شدن به آنها زمان داده شده، در حالی که افراد درون گرا باید اجازه کار کردن جدا از تیم را داشته باشند.

نباید ها

  • این که فرض کنید همه چیز را در مورد درون گرا ها و برون گرا ها می دانید- تلاش کنید تا در مورد نحوه اثرگذاری شخصیت بر ترجیحات و سبک کار کردن یادگیری داشته باشید.
  • تیم را با جلسه های بیش از حد مشغول کنید؛ در طول روز به کارکنان فرصت کافی برای عدم وقفه در کار بدهید.
  • در طول صحبت فقط یک نوع شخصیت برجسته جمع را در نظر بگیریم؛ افراد را ترغیب به فکر کردن و گوش دادن کنید.

 

منبع: Harvard Business Review

دیدگاه ها

نظر شما

درباره نویسنده / مترجم

در بخش بلاگ، تلنت یاب به منظور توسعه مهارت های حرفه ای همراهان خود روزانه اقدام به گزینش و تهیه محتوا از بهترین منابع بین المللی مانند مجله و وب سایت دانشکده کسب و کار هاروارد (HBR)، فوربس، اینترپرنر، TED و ... می نماید.


ویدئو: به شیوه برترین رهبران ارکستر رهبری کنید!

هدیه آخر هفته ای تلنت یابی ها:

رهبر ارکستر با واپسین چالش رهبری مواجه است: ایجاد هماهنگی کامل بدون به زبان آوردن حتی یک کلمه. در این بحث جذاب، ایتای تالگام سبک های منحصر به فرد شش رهبر ارکستر بزرگ قرن بیستم را به عنوان درسی مهم برای همه رهبران تشریح میکند.

دیدگاه ها

نظر شما

درباره نویسنده / مترجم

در بخش بلاگ، تلنت یاب به منظور توسعه مهارت های حرفه ای همراهان خود روزانه اقدام به گزینش و تهیه محتوا از بهترین منابع بین المللی مانند مجله و وب سایت دانشکده کسب و کار هاروارد (HBR)، فوربس، اینترپرنر، TED و ... می نماید.


همه آنچه که درباره ارائه بازخورد باید بدانید

درباره نویسنده: خانم سارا گرین کارمیکل (Sarah Green Carmichael ) سمت ویرایش کننده ارشد را در مقالات  مروری هاروارد ( HBR)  بر عهده دارد. او چند سال پیش نیز به عنوان یکی از ستون نویس های روزنامه ورزشی مترو (Metro)  فعالیت داشته که بیشتر به حوادث ورزش بیس بال در آمریکا می پرداخت. بیشترین فعالیت حرفه ای خانم کارمیکل در بخش ویرایش انتشارات دانشکده کسب و کار هاروارد (Harvard Business Publishing) بوده است که از سال 2007 در این بخش مشغول به کار بوده و مسیر حرفه ای خود را طی کرده است. در ادامه به مقاله ای از او با موضوع بازخورد می پردازیم.

همه آنچه که درباره ارائه بازخورد منفی باید بدانید

در مورد ارائه بازخورد صحیح، همیشه توصیه های متفاوت و نظر های مختلفی وجود دارد. اگر شما واقعا می خواهید کار کسی را نقد کنید، فکر می کنید باید چه کاری انجام دهید؟  برای پاسخ به این سوال من با رجوع به آرشیو، تحقیقات و توصیه هایی که بر اساس تجربه گفته شده بود، به جست و جو پرداخته ام تا در مورد این که چگونه کار دیگران را نقد کنیم و از چه کارهایی اجتناب کنیم، به نتیجه برسم.

هیچ گاه مانند ساندویچ بازخورد خود را ارائه ندهید. انتقادهای خود را با تحسین به پایان نرسانید، زیرا پیام شما را غیر صادقانه نشان داده و با آن را با ریسک هایی همراه می کند. در عوض، نظرات منفی را از جمله های تحسین بر انگیز جدا کرده و با همدیگر ترکیب نکنید.

برای مرور گزارش ها زمان بندی داشته باشید تا بتوانید به گزارش های مستقیم بازخورد بدهید- بازخوردهای مثبت و منفی یکی از بخش های روتین هفتگی شما را تشکیل می دهد.

بازخوردهای منفی خود را به بحث های مربوط به پرداخت و ارتقا ارتباط ندهید . با توجه به این که پایان سال میلادی نزدیک می شویم و زمان ارزیابی افراد است (بحث ارزیابی در ایران نیز در بازه های زمانی 6 ماهه و یک ساله و معمولا در پایان سال انجام می شود)، این موضوع باعث می شود که حتی افراد آرام نیز تحت تاثیر قرار بگیرند و مدیریت آنها دشوار شود. در عوض، این بحث ها را از همدیگر تفکیک کنید.

 این جمله معروف  «افراد را در جلوی جمع تحسین کنید و به صورت خصوصی نقد کنید» یکی از اصول قدیمی مدیریت محسوب می شود. اما برخی مواقع مجبور هستید که در حضور جمع نیز انتقاد کنید. اگر مسئولیت پذیری افراد را گوش زد کنید به این معنی است که مسائل مربوط به عملکرد او را با گروه بحث می کنید، حتی اگر حس راحتی به فرد دست ندهد (فرد احساس راحتی با این موضوع نداشته باشد).

اجازه بگیرید. این نکته ممکن است برایتان عجیب به نظر برسد، به ویژه اگر مدیر باشید- اما شما با این کار به افراد تلنگر می زنید که می خواهید به آنها بازخورد بدهید (آنها را برای شنیدن بازخورد آماده می سازید). برای این کار می توانید صحبت خود را با جمله می توانم به شما بازخورد بدهم، شروع کنید. از نتیجه گیری بر اساس وقایع اجتناب کنید. برای مثال اگر کارکنان شما زودتر محل کار را ترک می کنند و دیر تر در محل کار حضور پیدا می کند، ممکن است مشکلی در خانواده یا بیماری اتفاق افتاده باشد. صرفا رفتاری که مشاهده کرده اید را ذکر کنید و به آنها اجازه دهید خودشان موضوع را توضیح دهند. سعی کنید انتقاد خود را بر اساس نتایج مثبتی که انتظار دارید، چارچوب بندی کنید، تا این که اشتباهات فرد را به او تذکر دهید. می توانید این چارچوب را با نشان دادن میزان تاثیر گذاری او که می تواند با کارکردن متمایز به دست آورد، ایجاد کنید. از او بپرسید: اهداف تان چیست؟

در مورد رفتار جدیدی که انتظار دیدن آن را دارید، توجه خاصی نشان دهید. اگر شما خبر ناگواری را به فردی اطلاع می دهید، برای زمان عصر او مرخصی در نظر بگیرید. مطالعات نشان می دهد که عملکرد بالا بر اساس مشکلات بزرگ و عمده شکننده هستند. همدلی و همراهی خود را با جمله هایی که حوادث پیش آمده را تلطیف یا آن را اشتباه جلوه می دهد، نشان ندهید، بلکه با گفتن صریح اخبار به او اجازه استراحت بدهید.

اگر فردی که بازخورد می دهید، حالت تدافعی یا واکنش تندی از خود نشان داد، سعی کنید تلاش در جهت رسیدن به نتایج مطلوب را حفظ کرده و به روابط کاری مورد انتظار خود ادامه دهید. شما نمی توانید برای هر مکانسیم بازدارنده که از طرف اشخاص اعمال می شود، آمادگی نشان دهید، اما می توانید واکنش های خود را کنترل کنید.

در نظر بگیرید که هر کسی به بازخورد درست تمایل نشان می دهد- حتی کارکنان باتجربه و شناخته شده نیز به آن احتیاج دارند. شرکت مشاوره زنگر  فولکمن (Zenger Folkman) به این نتیجه رسید که با این که مدیران از بازخورد منفی خوششان نمی آید، اما همه کارکنان برای شنیدن آن تمایل نشان می دهند- و این موضوع برخی اوقات مفید تر از تحسین واقع می شود.

Untitled

در اینجا هشدار مهمی وجود دارد، و این نمودار ایده آل ترین نرخ انتقاد را نشان می دهد. با وجود این که ممکن است تمایلی برای اعتراف به این موضوع نداشته باشیم، اما معمولا به تحسین های دیگران نیاز داریم. تحقیقات انجام شده در ارتباط با تیم های موثر و زوج های راضی نشان می دهد که نرخ ایده آل پنج تحسین به ازای هر یک انتقاد است. در نتیجه اعضای تیم  خود را بیشتر تشویق کنید اما صرفا این کار را زمانی که آنها را مورد انتقاد قرار می دهید، انجام ندهید.(دراین زمینه مراجعه کنید به آزمون سنجش میزان تمایل به بازخورد)

هنگام تمجید، تلاش افراد را تحسین کنید – نه توانایی آنها را. پژوهش مشهور کارول دوکس نشان می دهد که این کار، بهترین روش برای حفظ انگیزه افراد بوده و باعث می شود که آنها کمتر به انتقاد به صورت تهدید یا مساله شخصی نگاه کنند. در کل اگر در تمام دوران زندگی فقط این جمله را شنیده اید: «خیلی باهوش هستید»، ممکن است یک هشدار تعجب شما را به همراه داشته باشد و پاسخ شما این باشد: آیا من الان کند ذهن شده ام؟ درواقع، به تمجید کردن رفتارهای دیگرا توجه کنید. جمله هایی مثل« دوستان، شما دقت بالایی را صرف شرح و تفصیل این موضوع کرده اید یا من به خاطر تلاش و کاری که به موقع و با بودجه کم برای تمام شدن مسئولیت ها انجام داده اید، تحت تاثیر قرار گرفته ام»- به این معنی است که اگر شما بازخورد خود را از طریق کانال درستی به افراد ارائه دهید، آنها نیز به احتمال زیاد منظور شما را به روشی مشابه و درست دریافت کرده و کمتر به عنوان حمله شخصی در نظر می گیرند.

 منبع: Harvard Business Review

دیدگاه ها

نظر شما

درباره نویسنده / مترجم

در بخش بلاگ، تلنت یاب به منظور توسعه مهارت های حرفه ای همراهان خود روزانه اقدام به گزینش و تهیه محتوا از بهترین منابع بین المللی مانند مجله و وب سایت دانشکده کسب و کار هاروارد (HBR)، فوربس، اینترپرنر، TED و ... می نماید.