حتی مذاکره های کوچک نیز به آمادگی و خلاقیت نیاز دارند

مقدمه: رسیدن به منافع مشترک در مذاکره، خیلی ساده نیست. حداقل مواد لازم برای رسیدن به یک دستور مناسب مذاکره، از دیدگاه آقای جف ویس (Jeff Weiss) آمادگی مناسب و خلاقیت است. جف ویس که پیشینه نظامی داشته و از اساتید مذاکره و مدیریت ارتباطات محسوب می شود، این دو زمینه اساسی را پیشنهاد داده است:

 به صورت آگاهانه و یا غیر آگاهانه، شما دائما در حال مذاکره هستید. وقتی از مدیرتان منابع بیشتری را درخواست می کنید، یا با فروشنده در قیمت خرید به توافق می رسید، ارزیابی عملکرد را ارائه داده و یا شریک تجاری را برای پیوستن به شرکت تان متقاعد می کنید و یا حتی تصمیم می گیرید که با همسر خود برای تعطیلات جایی بروید، و گفت و گوهایی می کنید که به صورت بالقوه تضاد به همراه دارند و برای رسیدن به راه حلی تلاش می کنید، یعنی اینکه در حال مذاکره هستید.

به همین دلیل- مذاکره فرآیندی است که در آن دو طرف با انگیزه های بالقوه و اهداف خاص، برای رسیدن به راه حلی که هر دوی آنها را راضی کند، گردهم می آیند. بسیاری از افراد فکر می کنند که مذاکره، فقط کاری است که فروشنده و یا افراد حرفه ای واحد فروش انجام می دهند، اما این دقیقا کاری است که ما روزانه به انجام آن مشغولیم. مذاکره تنها شرط گذاری های سنگین و بحث هایی که ماه ها طول می کشد تا به یک دیدگاه منطقی برسد، نیست. بلکه شما باید توانایی خود را برای مدیریت همه شرایط آماده کنید. به این معنی که، مدیریت تضاد (ممکن است انتظارش را داشته باشید) و تفکر خلاق (شاید انتظارش را نداشته باشید) مهارت های ضروری محسوب می شوند که برای رسیدن به تصمیمی که منافع مشترک را در برداشته باشد، نیاز دارید. من از افراد زیادی شنیده ام که می گویند مذاکره کننده خوب سریع فکر می کند، خوب سخنرانی کرده و با همتای خود بهتر بحث می کند. این موضوع کاملا درست است و این مهارت ها خیلی به روند مذاکره کمک می کنند، اما بهترین مذاکره کنندگانی که در عمل دیده ام، کسانی هستند که اغلب خواسته های خود را به دست می آورند و بسیار آماده و خلاق هستند. 

ابتدا، از قبل آماده باشید؛ آمادگی کلید مذاکره موفق است، اما معمولا افراد کمتری زمان کافی را برای این کار اختصاص می دهند. من با مدیران فروشی برخورد داشته ام که گفته اند طبق زمانی که طول می کشد تا به دفتر مشتری خود بروند، خود را آماده کرده اند. اگر جلسه شما در توکیو باشد و شما در منتهن زندگی کنید، مشکلی وجود ندارد، اما وقتی ممکن است فاجعه رخ دهد که مشتری شما در بروکلین (یکی از شهرهای شلوغ و پرجمعیت نیویورک) باشد. جای اینکه زمان را به عنوان معیار رسیدن به قرار در نظر بگیرید، حداقل زمان ممکن را برای رسیدن به آمادگی برای مذاکره پیشرو نیز اختصاص دهید. حتی برای مذاکره های ساده و مستقیم هم به این کار نیاز دارید. برای مثال اگر شما دو ساعت برای گفت و گو برنامه ریزی کرده اید، حداقل دو ساعت را برای آمادگی این مذاکره نیز اختصاص دهید. و هر چه مسائل پیچیده و سخت باشد، شما زمان بیشتری را نیاز دارید- حداقل دو و یا سه برابر زمانی که در میز مذاکره صرف می کنید.

وقت هایی پیش می آید که شما قادر نیستید تا کاملا برای مذاکره آماده باشید: برای مثال، مدیر همراه شما به جلسه می آید و شما مجبور می شوید تا راس زمانی که باید او را همراهی کنید، موافقت کنید. یا فروشنده به طور غیرقابل انتظار محصولی را نشان می دهد و می خواهد در مورد حجم فروش صحبت کنید و یا مشتری تان تماس می گیرد و می خواهد در قیمت تخفیفی بگیرد. در این شرایط، یا پیش از هر مذاکره ای، بسیار مفید خواهد بود اگر از خودتان بپرسید که منافع اصلی شما و طرف مقابل تان چیست، اینکه به راه حل های خلاقانه فکر کرده و استانداردهای وسوسه انگیزی را شناسایی کنید. اگر شما به بحث به عنوان مذاکره نگاه کنید تا به یک ملاقات سریع، به احتمال زیاد با نظم شایسته ای با جلسه برخورد خواهید کرد.

دوم، خلاق باشید. هدف هر صحبت دشوار و سخت رسیدن به بهترین راه حل بین گزینه های ممکن است. هر چه گزینه های بیشتری را آماده داشته باشید، خلاقیت شما نیز بیشتر می شود. زمانی که از قبل با طوفان فکری و یا با جلسه رو در رو با همتای خود می خواهید به گزینه هایی برسید، هدف رسیدن به راه حل هایی است که منافع موجود در مذاکره را تامین کند و پشت موضع شما، این نیازهای اصلی وجود دارد.

قبل از شروع مذاکره، ایده های خوب، بد و مضحکی که به نظرتان می رسد را بنویسید. به یک و یا دو راه حل بسنده نکنید. برای حداقل هفت و یا هشت ایده، حتی در مذاکره های ساده هدف گذاری کنید. اغلب حتی گزینه هایی که فکر می کردید نشدنی هستند، خواهید دید که به یک مسیر مشخصی جهت پیدا می کنند. هر راه حلی که به آن می رسید، ممکن است همه نیازهای شما و همتای مذاکره کننده را تامین نکند، اما این راه حل ها باید حداقل خواسته های هر دو طرف را در نظر بگیرد. وقتی شما از قبل این راه حل ها را آماده کرده اید، نگران افشای این راه حل ها وقتی با طرف مقابل روبرو می شوید، نباشید، فقط خلاقیت خود را نشان دهید. اگر از مسیر مذاکره خارج شدید، برگردید و منافع مشترک خود و او را در نظر بگیرید و به راه حل های جدیدی برسید که مکمل خواسته های هر دوطرف بوده و باعث کاهش تضاد شود. برای گفت و گو هایی مانند مذاکره که به صورت بالقوه با تضاد همراه است، باید کاملا از پیش آماده باشید و خلاقیت خود را نشان دهید. زیرا به شما کمک خواهد کرد تا به نتایجی که می خواهید برسید. حتی اگر در خانه با همسر خود، در محیط کار با همکاران و یا با مشتریان و تامین کنندگان صحبت می کنید.

منبع: HBR.org

 

آیا استفاده از این مطلب برای شما مفید بود؟

درباره نویسنده / مترجم

در بخش بلاگ، تلنت یاب به منظور توسعه مهارت های حرفه ای همراهان خود روزانه اقدام به گزینش و تهیه محتوا از بهترین منابع بین المللی مانند مجله و وب سایت دانشکده کسب و کار هاروارد (HBR)، فوربس، اینترپرنر، TED و ... می نماید.


چگونه می توانیم مشکلات و یا فرصت ها را به مدیر خود اطلاع دهیم؟

آیا پروژه مورد نظر بیش از بودجه تعیین شده هزینه داشته؟ رقیبان از ایده شرکت شما کپی برداری کرده اند؟ یکی از رقبا با معرفی محصول جدید از شما پیشی گرفته؟  هیچ کدام از ما دوست نداریم که پیام (این نوع پیام ها) دشوار را به گوش مدیر خود برسانیم، اما این مساله می تواند ابزار ارزشمندی برای ایجاد اعتماد با او باشد. همانطور که می دانید، نباید بدون داشتن راه حل، مساله ای را برای مدیر خود مطرح کنید. اما اغلب فراموش می کنیم که شرایطی را ایجاد کنیم تا با درنظر گرفتن منابع ضروری، برای رسیدن راه حل به ما کمک کند. در این مطلب به پنج گام اشاره می شود تا در مواقع آتی که می خواهید اخبار بد و یا فرصت های خوب را به مدیر خود اطلاع دهید، از آنها استفاده کنید.

1. برای مدیر خود مساله و یا فرصت را تشریح کنید. دیدی کلی از مساله پیدا کرده و نشان دهید که تاثیر خاصی بر روی کارتان و یا اهداف شرکت دارد. اگر فرصتی را شناسایی کرده اید، مزایای بالقوه آن را نه تنها بر تیم خودتان بلکه در ابعاد وسیع برای  سازمان نشان دهید. به عنوان مثال اگر با مشکل روحیه تیم در شرکت خود (مثال شرکت آتلانتا) مواجه شده ایم، می توانیم آن را این گونه تشریح کنیم « ما با مشکل روحیه در تیم فناوری مواجه شدیم و پژوهش اخیر نشان می دهد که 40 درصد از کارکنان در شعبه آتلانتا شغل خود را باارزش و چالشی  نمی بینند. اگر این مساله را حل نکنیم، ممکن است بسیاری از نیروهای با استعداد خود را از دست بدهیم. قبلا شاید ما توانایی حل این مساله را نداشتیم، اما اکنون که سیستم جدید خود با نام Q1 را راه اندازی می کنیم، این کار شدنی است. من چند ایده کوچک دارم، ما با تلاش و کمک شما و همکاری با منابع انسانی می توانیم این مساله را حل کنیم. من فکر می کنم با دیدگاه مناسب می توانیم تمرکز تیم را برای رسیدن به اهداف Q1 حفظ کنیم.»

2. راه حل و یا دیدگاه خود را شناسایی کنید. توضیح دهید که چگونه برای حل مساله تلاش کرده اید و یادگیری تان از آن ها چه بوده است. دیدگاه خاص خود را در راستای حل مساله همراه با گزینه ها به مدیر پیشنهاد دهید. به طور شفاف هر گزینه بالقوه را به همراه مزایا و معایب آن تشریح کرده و ریسک و موانع آن ها را بگویید. منطق هر گزینه پیشنهادی را توضیح دهید. شما دوست دارید تا مدیر به این که چند گزینه را در نظر گرفته اید، پی ببرد. به عنوان مثال «به نظر می رسد ما به دو یا تعداد بیشتری از مدیران نیاز داریم تا به درخواست های اخیر مشتریان پاسخ دهیم. زمانی که من این مساله را در سالن کنفرانس به یکی از مدیران (به عنوان مثال Sarah) گفتم، او پاسخی برای آن ارائه نداد. من می خواهم پیش او در شهر سینیسیتی (Cincinnati) بروم و در مورد قرارداد ها مجددا مذاکره کنم. من فکر می کنم اگر رو در رو او را ملاقات کنم، می تواند تفاوت معناداری داشته باشد. به اضافه این که اگر این کار را چند هفته بعد انجام دهم، می توانیم در فاز بعدی پروژه را تحویل دهیم و او با این کار راضی خواهد شد. می توانیم تصمیم سخت تری بگیریم و به درخواست مشتریان نه بگوییم و ببینیم پاسخ آنها چه خواهد بود. اما می ترسم که روابط آینده ما به خطر بیافتد. ما می توانیم تیم خود را بزرگ تر کرده و آن را به عنوان سرمایه گذاری بازاریابی در نظر بگیریم. ما می توانیم از موقعیت مناسب (Sarah) استفاده کنیم، چون او ارتباطات خوبی با شرکت های هدف ما دارد اما با این کار ممکن است ریسک مالی بیشتری به ما تحمیل شود.

3. تاثیر را توضیح دهید. تاثیر راه حل پیشنهادی خود را که می تواند کار شما یا دیگران و نیز مدیرتان  را تحت تاثیر قرار دهد، در نظر بگیرید. در مورد ایده خودتان و تاثیراتی که بر روی اهداف سازمان می تواند داشته باشد به طور صریح توضیح دهید. (به عنوان مثال در مورد مشکل پیگری فروش می توانید این گونه راه حل ارائه کنید) «اگر از فرآیند رسمی در پیگیری فروش استفاده کنیم، می توان  ارتباط بهتری میان معاونت ها به منظور پاسخ به نیازهای مشتریان ایجاد کرد . همانطور که می دانید رویکرد اخیر برای ارتباط بین دو معاونت کارکرد خوبی داشت  ، اما اکنون بیش از 20 ارتباط داریم. این مساله به تدریج حجم کار را بالا می برد، اما به  روشن ساختننحوه تسهیم اطلاعات کمک می کند. همچنین به مدیر ارشد دید بهتری نسبت به روند ارتباطات می دهد. با این کار بررسی گزارش های فروش با همکاری یکدیگر یک هفته طول نخواهد کشید و به این معنا خواهد بود که نسبت به تقاضاها پاسخگویی بهتری می توانیم داشته باشیم».

4. مزایای گزینه ها را بحث کنید. در طول گفت و گو به مثال های مشخصی از مزایای ایده خود اشاره کنید. به این که این راه حل چه ویژگی خاصی دارد، یا چگونه می تواند عملی شود و کم اهمیت ترین موضوع در این مرحله چیست. اگر شما از دیدگاه خود در مقیاس کوچک تر به نتایج خوبی دست یافته اید، آن را با دیگران به اشتراک بگذارید.

5. مسئولیت نتایج را بر عهده بگیرید. تعهد خود را به منظور اطمینان از موفقیت نشان دهید. با مدیر خود برای رسیدن به اقدام نهایی همکاری کنید تا از فرصتی که پیشنهاد داده اید، امتیازی کسب کنید. برای مثال«این موضوع بر عهده من خواهد بود. در این رویداد بی نتیجه که نمی توانیم از کمپین مشتریان زیادی جذب کنیم؛ من می خواهم هر چه زودتر  نقشه دوم (Plan B) را اجرا کنم. برای شروع با دسترسی به تری (Terry) لیستی از مشتریانی که اعلام تمایل برای دریافت ایمیل داشته  اند، تهیه کنم. سپس با الن (Ellen) پیش نویس اولیه ایمیل را آماده می کنم. زمانی که این کار تمام شد، دوست دارم با همکاری شما، این کار را انجام دهیم و منتظر بازخورد آن باشیم. آیا به نظر شما برنامه معقولی به نظر می رسد؟ »

منبع: Harvard Business Review/Guide to Managing Up and Across

دیدگاه ها

نظر شما

درباره نویسنده / مترجم

در بخش بلاگ، تلنت یاب به منظور توسعه مهارت های حرفه ای همراهان خود روزانه اقدام به گزینش و تهیه محتوا از بهترین منابع بین المللی مانند مجله و وب سایت دانشکده کسب و کار هاروارد (HBR)، فوربس، اینترپرنر، TED و ... می نماید.


چگونه خلاق باشیم: معرفی ابزار نقشه ذهنی

 

آیا برایتان اتفاق افتاده که در مورد موضوعی مطالعه کرده و یا درباره مساله ای طوفان فکری داشته باشید، اما صرفا با چند صفحه اطلاعاتی که هیچ درک روشنی از آنها ندارید، روبرو شوید؟ نقشه ذهن می تواند به شما در این موارد کمک کند.

یکی از روش های مفید برای یادگیری موثر استفاده از تکنیک نقشه ذهن است. با این روش می توانید اطلاعات را ثبت کنید و مساله خود را با خلاقیت بیشتر و بهتر حل نمایید. در واقع، با استفاده از روش نقشه ذهن، می توانید ساختار موضوع را زودتر تشخیص داده و آن را بفهمید. علاوه براین نقشه ذهن به شما کمک می کند که اطلاعات را به گونه ای به خاطر بسپارید که راحت تر بتوانید آنها را به یاد بیاورید.

نقشه های ذهن

این روش توسط تونی بوزان ابداع گردید و شهرت یافت. با این روش به جای لیست کردن نوشته ها، می توان به صورت دو بعدی از مطالب یادداشت برداشت. به این معنی که نقشه های ذهن (درخت های ذهن)، از یاداشت برداری عادی فشرده تر بوده و فضای کمتری اشغال می کند. این روش به شما کمک می کند که به راحتی بین نوشته ها ارتباط برقرار کرده و ایده های جدیدی از آنها ایجاد کنید. علاوه بر این نقشه های ذهنی به شما کمک می­کند تا پروژه ­ها یا موضوعات بزرگ را بدون اینکه موضوعی از قلم بیفتد، به فرآیندهای قابل مدیریت تقسیم و برنامه ­ریزی موثرتری داشته باشید.

نقشه ذهنی مناسب، نشان­دهنده شکل موضوع، اهمیت نسبی امتیازها و روشی است که فرد واقعیت­ها را به یکدیگر مرتبط می سازد. بدین معنی که با استفاده از این روش، مطالب خیلی سریع قابل بازبینی  شده  و می توانید در یک نگاه اطلاعات ذهنی­ خود را بازسازی کنید. بعلاوه با این روش، اطلاعات به صورت موثر یادآوری شده و ساختار نقشه ذهنی شکل می گیرد، تا با نشان دادن سرنخ به شما در به خاطر آوردن اطلاعات کمک کند.

کاربردها

نقشه­ های ذهنی می تواند برای موارد زیر مفید واقع شود:

  • طوفان فکری- یه صورت فردی یا گروهی.

  • خلاصه کردن اطلاعات و یادداشت برداری.

  • تثبیت اطلاعات از طریق منابع تحقیقاتی مختلف.

  • فکرکردن راجع به مشکلات پیچیده.

  • ارائه اطلاعات در قالبی که نشانگر ساختار کلی موضوع باشد.

  • مطالعه و حفظ اطلاعات.

 ترسیم اساسی نقشه ­های ذهنی

برای ترسیم نقشه ذهنی مراحل زیر را انجام دهید؛

1.عنوان موضوع مورد نظر را در وسط برگه نوشته و به شکل دایره دور آن خط بکشید.(مانند شکل1که فعالیت­های طوفان فکری را در ارتباط با ارائه سخرانی مناسب نشان می­دهد)

  mindmap.01

2.وقتی که زیر مجموعه ها و سر تیترها مربوط به این موضوع به ذهن تان می رسد، خطوطی را به دایره اضافه کنید و آنها را یادداشت نمایید.

 

mindmap.02

3.زمانی که موضوعات بیشتری نسبت به هریک از خطوط ترسیم شده به ذهنتان رسید (سر تیترهای بیشتر و موضوعات متفاوت) این خطوط را نیز به هر یک از بخش های خود وصل کنید.

 

mindmap.03

4. سپس برای هر یک از این ایده ها، خطوطی را با توجه به سر تیتر بکشید و آنها را نام گذاری کنید. در شکل 4 نحوه انجام آن نشان داده شده است.

 mindmap.04

5.در هر قسمت و شاخه ای، اگر اطلاعات جدیدی به ذهنتان رسید، بار دیگر بر اساس زیر موضوعات خطوط را ترسیم و نام گذاری کنید.

نقشه ذهنی کامل ممکن است خط‌ هایی از موضوع اصلی را دربرگیرند، که از همه طرف به مرکز موضوع وصل شده باشد. مانند شاخه های درختی که موضوعات فرعی و نکته ­ها براساس این شاخه ها مشخص شده است. نباید نگران این ساختار باشید، زیرا بر اساس هماهنگی، به تدریج رشد می یابد.

استفاده موثر از نقشه های ذهنی

وقتی شما با نحوه یادداشت برداری به شکل نقشه های ذهنی آشنا باشید، می توانید از اصطلاحات خودتان برای یادداشت برداری بیشتر استفاده کنید. نکات پیشنهادی ذیل می تواند به شما در این مورد کمک کند:

  • از کلمه ها و یا عبارت های کوتاه استفاده کنید: بسیاری از کلمات به شکل طبیعی خود طولانی و با جزئیات بیشتری ذکر می شوند، زیرا می خواهند معنی و مفهوم اصلی جمله به درستی انتقال یابد. اما در روش نقشه ذهنی کلمات کوتاه و عبارت های معنادار به همان شکل مفاهیم را می رسانند و عبارت های اضافی در نقشه های ذهنی دسته بندی می شوند.
  • با استفاده از رنگ ها ایده ها را از هم متمایز کنید: با این روش می توانید هر جایی که لازم دیدید، ایده ها را از همدیگر جدا کنید. این روش به شما در تجسم کردن نقشه های ذهنی برای به خاطر آوری آنها نیز کمک می کند. استفاده از رنگ سازماندهی مطالب شما را نشان می دهد.
  • از نشانه ها و علایم استفاده کنید: استفاده از تصاویر به جای کلمات به شما کمک می کند که اطلاعات را به طور موثر به یاد بیاورید. در نتیجه اگر علامت یا تصویری برای شما مفهومی دارد، از آن استفاده کنید
  • اطلاعات را به همدیگر ربط دهید: اطلاعات در یک بخش نقشه ذهنی ممکن است با قسمت دیگری مرتبط باشد. بر همین اساس شما می توانید از خطوط برای ارتباط دادن آنها استفاده کنید. این کار به شما کمک می کند که بفهمید موضوعات به چه نحوی بر یکدیگر تاثیر دارند.

نکته:

می توانید با مراجعه به بخش جعبه ابزار با «ابزار شماره 6 :  Mindmup ترسیم نقشه ذهنی و تبدیل اطلاعات به ایده های خلاقانه» جهت ترسیم ایده های خود اقدام کنید.

منبع : Mind Tools

دیدگاه ها

نظر شما

درباره نویسنده / مترجم

در بخش بلاگ، تلنت یاب به منظور توسعه مهارت های حرفه ای همراهان خود روزانه اقدام به گزینش و تهیه محتوا از بهترین منابع بین المللی مانند مجله و وب سایت دانشکده کسب و کار هاروارد (HBR)، فوربس، اینترپرنر، TED و ... می نماید.


چگونه تکنیک سوال پرسیدن را در خود تقویت کنیم؟

 

شاید به جرات بتوان گفت که جمع آوری اطلاعات از مهارت های اصلی در محیط کار محسوب می شود. چرا که ما بر اساس اطلاعات یاد می گیریم، قضاوت می کنیم و مسائل و چالش ها را  نیز مورد بررسی قرار می دهیم. با توجه به این که اطلاعات درست در تصمیم گیری ما نقش اساسی ایفا می کند، بنابراین هر چه اطلاعات ما کامل تر باشد، تصمیم گیری ما نیز دقیق تر خواهد بود.

اما مهم ترین ابزار برای جمع آوری اطلاعات چیست؟ این سوال ممکن است با پاسخ های متعددی همراه باشد، اما در اصل سوال پرسیدن یکی از ابزارهای اصلی برای جمع آوری داده و اطلاعات به شمار می رود. بدون پرسش از طرف مقابل خودمان، ایجاد روابط بین شخصی نیز ممکن نخواهد بود. در واقع برخی اوقات سوال پرسیدن پایه اصلی ارتباطات موفق است. ما هم از دیگران سوال می پرسیم و هم مورد سوال قرار می گیریم، زیرا ارتباطات بدون پرسش کامل نمی شود. زمینه های سوال نیز می تواند متفاوت باشد. جالب است بدانیم که بسیاری از سیاست مداران، خبرنگاران و حتی کارآفرینان موفق، پرسشگران موفقی نیز هستند و مهارت بالایی در این زمینه دارند. با توجه به این مقدمه و اهمیت این موضوع، در این مقاله سعی می کنیم  به مهارت های مربوط به پرسش سوال بپردازیم.

هر چند ماهیت سوال به صورت کلامی است، اما می توانیم به صورت غیر کلامی نیز سوال خود را مطرح کنیم. به عنوان مثال با ژست و میمیک های صورت یا زبان بدن ( ویدئوی: زبان بدن شما هویت شما را شکل می دهد! پیشنهاد می شود) تایید کردن موضوعی را از فردی بپرسیم. البته بیان صورت می تواند حاوی سوال های متفاوتی در زمینه های مختلف باشد. اما در این مقاله بیشتر هدف ما سوال کلامی است، زیرا سوال غیر کلامی باعث ایجاد ابهام می شود.

علت پرسیدن سوال چیست؟

برای پاسخ به این سوال ممکن است دلایل متفاوتی داشته باشیم. اما به دلایل عمده آن در ذیل اشاره می شود:

  • برای کسب اطلاعات: هدف اصلی از طرح سوال به دست آوردن اطلاعات است. مانند سوالی که برای پرسیدن زمان مطرح می کنیم.
  • احاطه و حفظ کنترل بر موضوع گفت و گو: با پرسیدن سوال می توانیم کنترل خود را بر موضوعی که با همکار یا سرپرست و مدیر خود داریم، حفظ کنیم. به این معنی که از صحت اطلاعات و پیام دریافت شده مطمئن شویم. بسیاری از افراد قاطع کنترل بیشتری نیز بر گفت و گو دارند و با سوال پرسیدن نیز اطلاعات خود را کسب می کنند. (رجوع کنید به مقاله چگونه می توانیم قاطعیت خود را تقویت کنیم)
  • بیان علاقه به صحبت های طرف مقابل: پرسیدن سوال این امکان را برای ما فراهم می کند تا نسبت به مخاطب خود اطلاعات بیشتری کسب کنیم. با این کار می توانیم همدلی و علاقه خود را نسبت به صحبت های وی نشان دهیم و او را متوجه این نکته سازیم که صحبت های او برای ما ارزشمند است. با این کار صحبت کننده برای ادامه گفت و گو بیشتر ترغیب می شود.
  • مشخص کردن نقطه نظر خودمان: پرسش می تواند احساس، باور، نگرش، نظر و ایده های ما را نسبت به موضوع های مورد بحث منتقل کند. به وسیله سوال می توانیم مسائل را بهتر درک کنیم و انتظارات دیگران را بفهیم و یا نقطه نظرات خودمان را به دیگران پیشنهاد کنیم.
  • سنجش دانش: بیشتر موارد همانند دوران تحصیلی برای اطمینان از یادگیری از سوال استفاده می شود. مانند کوییز و یا آزمون هایی که در دوره های آموزشی استفاده می شود. از سوال برای شروع موضوعی برای بحث و محک زدن طرف یا افراد مقابل استفاده می شود.
  • موقعیت های گروهی: سوال هایی که در گروه پرسیده می شود، می تواند بسیار مفید واقع شود. دلایل مختلفی برای این موضوع وجود دارد. زیرا همه افراد را به مشارکت دعوت و ترغیب می کند و توجه دیگران را نیز می توانیم با پرسش جلب کنیم. نوع سوال می تواند بدون این که به طرف مقابل هشدار "توجه کنید" را بدهیم، روش موثر و حرفه ای تری برای جلب توجه باشد.

تا اینجا با مفهوم و اهمیت سوال کردن و نیز دلایل و کاربرد این تکنیک آشنا شدیم. در ادامه راهکار های مربوط به پرسش موثر معرفی می شود.

برای شروع ارتباط موثر بیشتر سوال های چگونه و چطور پرسیده می شود. البته وقتی هدف سوال برای ما مشخص شد، بهتر می توانیم ارتباط برقرار کنیم. قبل از پرسیدن سوال باید به این موارد دقت کنیم که چه نوع سوالی باید از مخاطب خود بپرسیم، آیا سوال ما با شخص مقابل یا گروه تناسب دارد یا خیر، آیا زمان مناسبی برای پرسیدن سوال است و یا این که انتظار ما از طرف مقابل در قبال سوال چیست؟ وقتی سوال خود را به صورت رسمی و محترمانه می پرسیم، بهتر است به این نکات توجه کنیم:

1) ساختار و نظم دادن به سوالات

در صورتی که مشغول به انجام پروژه یا کاری هستید که به جمع آوری اطلاعات نیاز دارید، به سوال های زیادی احتیاج خواهید داشت. در برخی موارد، بهترین ایده این است که قبل از شروع کار، مخاطب خود را با دادن پیش زمینه از دلیل پرسش های خودمطلع کنید. با این کار مخاطب از پرسش شما بیشتر آگاه شده و برای او قابل قبول خواهد بود.

2) استفاده از سکوت در حین پرسش

استفاده از سکوت نیز روش قدرتمندی برای مطرح کردن سوال است. در تعامل میان شخصی با وقفه های کوتاه می توان نقاط مهم را برجسته ساخته و نیز این فرصت را به طرف یا طرفین مقابل داد تا برای پاسخ بهتر آماده شوند. همچنین با این کار می توان از پرسیدن سوال دیگر بلافاصله بعد از سوال قبلی جلوگیری کرد. همچنین سکوت در لحظه های ابتدایی پاسخ گو را ترغیب می کند تا با جزییات بیشتری به آن پاسخ دهد.

3) ترغیب افراد به مشارکت

موقعیت های گروهی فرصت بهتری برای همکاری بیشتر است و افراد می توانند در بحث و تبادل نظر مشارکت کنند. این مشارکت نیز با پرسیدن سوال آغاز می شود و هر یک از اعضای گروه می توانند نقطه نظرهای خود را بیان کنند. یکی از تکنیک هایی که می تواند تعامل را میان افراد بیشتر کند، این است که با هدایت سوال ها می توان فعالیت افراد را در گروه و اعضایی که فعالیت کمتری دارند، را بیشتر کرد. این زمینه ها می تواند صحبت و مشارکت در بحث گروهی را افزایش دهد. البته باید دقت داشت که ممکن است صحبت گروهی باعث استرس و احساس خجالت افراد شود. پیشنهاد می شود که با سوال پرسیدن افراد را ترغیب به مشارکت کنید، اما هیچ گاه آنها را اجبار نکنید.

منبع: Skills You Need  

دیدگاه ها

م ر مرتضی رضایی مشکین

درود.تحقیق مطالب بسیار خوب و قابل تفهیم بود به شماتبریک عرض میکنم. به نظر بنده آگه امکان صوتی کردن این مطالب باشه و دیگران بصورت شنوایی این مطالب رو بشنون بشترتائثر داشته باشه و ازجهت دیگه درزمان صرفه و دیگران بیشتر علاقه نشان و وقت میکنن این مطالب رو گوش کنن.باتشکرازدوست خوبم.

نظر شما

درباره نویسنده / مترجم

در بخش بلاگ، تلنت یاب به منظور توسعه مهارت های حرفه ای همراهان خود روزانه اقدام به گزینش و تهیه محتوا از بهترین منابع بین المللی مانند مجله و وب سایت دانشکده کسب و کار هاروارد (HBR)، فوربس، اینترپرنر، TED و ... می نماید.


چگونه بازخوردهای منفی دیگران را مدیریت کنیم؟

 

بازخوردهای منفی چه در دریافت و چه در ارائه مهارت های زیادی را می طلبد. اما دریافت بازخورد از هر نوعی می تواند به عنوان منبعی ارزشمند به ما در توسعه شخصی کمک فراوانی نماید؛ بنابراین کسب این مهارت در فضای حرفه ای امروز ضروری است. دیک گروت، از مشاوران مدیریت و نویسنده کتاب «چگونه می توانیم در ارزیابی عملکرد بهتر عمل کنیم» (How to Be Good at Performance Appraisals) مطلبی ارزشمند را در این رابطه در وب سایت مجله هاروارد (HBR) ارائه کرده که در ادامه تقدیم می شود:

درباره این که نسبت به بازخورد منفی (مقاله بازخورد موثر شما را با مفهوم کلی بازخورد بیشتر آشنا می کند) چگونه واکنش نشان دهیم، توصیه زیادی ارائه شده است. هنگامی که انتقادی از سوی مدیر یا همکار مطرح می شود و معمولا با جمله هدایت کننده آشنای همیشگی  بیان می شود: خوب گوش کنید ، تدافعی برخورد نکنید و کمی به خودتان زمان بدهید.

البته در ارائه این سه پیشنهاد خطا و اشتباهی وجود ندارد. اما درست زمانی که همکارتان ناراحتی خود را با صدای بلند به خاطر فراموشی شما در برخی نکات اصلی پروژه برنامه ریزی شده بیان می کند، یا این که مدیر در مورد اشتباهات و لغزش هایی که در جلسه مهمی داشتید، به شما تذکر می دهد، در آن لحظه شاید این توصیه های ارزشمند را به خاطر نیاورید، زیرا در آن موقع سخت به نظر می رسد که این نکات به ذهن تان خطور کند و شما نیز بتوانید بر اساس آنها واکنش نشان دهید.

 نکته این جاست که اگر شما از پیش زمانی را برای فکر کردن درباره آن چه که می خواهید انجام دهید، اختصاص دهید، جدا از این که این فکر درست یا اشتباه باشد، افراد باز هم انتقادهای غیر منتظره ای را به شما وارد می کنند و شما همه نصیحت های درستی را که قبلا شنیده اید، زود به یاد نمی آورید.  بدون زمینه آمادگی، احتمالا به قدری غافل گیر می شوید که نمی توانید این سه توصیه ساده را به یاد بیاورید، در واقع این نسخه های تجویز شده به ما کمک می کنند که کنترل خودمان را حفظ کرده و یا (حداقل) بر موقعیت تسلط پیدا کنیم. در نتیجه آنها ارزش تکرار شدن و فکر کردن دارند- تا بتوانید در آن لحظه آمادگی داشته باشید.

1.به دقت گوش دهید. اول این که، هیچ شک و شبهه ای در این نکته وجود ندارد که هنگام بازخورد منفی بهترین کار قطع نکردن صحبت و گوش دادن دقیق به فرد بازخورد دهنده است. (می توانید با مراجعه به مطلب گوش کردن موثر، این مهارت رفتاری را بهتر بیاموزید). با وجود تکراری بودن این توصیه، سوالی که بحث نشده این است که چرا باید به این حرف ها گوش کنید؟

دلایل مختلفی برای این که هنگام گرفتن بازخورد منفی تا لحظه آخر سکوت خود را حفظ کنید، وجود دارد. البته شما می خواهید به طور دقیق دلیل انتقاد را قبل از واکنش دادن به آن بدانید. اما بهتر است به نکات دیگری نیز توجه کنید.

این که آیا این انتقاد وارد شده واقعیت داشته یا صرفا بیان نظر فرد بوده است؟ اگر به شما این نکته یادآوری شود که اجزای مهم پروژه را در نظر نگرفته اید، انتقاد واقعی خواهد بود. اما اگر گفته شود که جلسه را بد مدیریت کردید، یک نظر خواهد بود. ممکن است هر دو نوع انتقاد درست باشد، اما اگر تفاوت این دو را از هم تشخیص دهید و آنها را از هم جدا کنید، بهتر می توانید پاسخ موثری برای آنها داشته باشید.

سوال بعدی این است که آیا این گفته ها صحت دارند؟ بین صحت بازخورد و کیفیت ارائه آن تمایز قائل شوید. معمولا افراد کمی در ارائه بازخورد منفی مهارت کافی دارند و به گونه ای آن را به مخاطب خود منتقل می کنند تا او احساس راحتی در دریافت آن یا پذیرش آن داشته باشد. من معمولا در انتقاد های افراد این جمله « صحبت های او مشکلی نداشت اما مشکل من با نحوه صحبت های او بود.»، مواجه می شوم. با قبول این که روش ارائه بازخورد تند، بدون احتیاط و بدون درنظر گرفتن حساسیت ها بوده، اما به این نکته فکر کنید که آیا واقعا بازخورد او درست بوده یا خیر؟ با وجود این که ممکن است بازخورد منفی با روشی نامناسبی ارائه شود، اما می تواند از لحاظ مفهومی به جا و درست باشد.

قصد و نیت و انگیزه او از بازخورد دادن به شما چه بوده است؟ اگر فردی که به شما بازخورد داده ، قابل اعتماد بوده و می توانید به او اتکا کنید، شما به این بازخورد توجه خواهید کرد و به آن تمایل نشان می دهید. اما حتی اگر فردی با حس غرور و برتری، مغرضانه و با قصد دیگری به شما بازخورد می دهد، بهتر است رفتار حرفه ای از خودتان نشان داده و آن چه را می گوید را خوب گوش کنید. مرجع صحبت ها را در نظر بگیرید، اما زیاد درگیر آن نشوید.

2.تدافعی برخورد نکنید. وقتی انتقاد بازخورد دهنده نادرست، نامطلع ، غیر منطقی و یا عجیب به نظر برسد، معمولا افراد در قبال آن موضع تدافعی می گیرند. حتی اگر انتقادکننده بازخورد اشتباهی به شما بدهد، پاسخ « فکر می کنم اشتباه برداشت کردید!» جمله مفید و سازنده ای نخواهد بود. حتی اگر شما بتوانید آن را اثبات هم کنید، فایده ای برایتان نخواهد داشت. ماهیت ما به گونه ای است که به صورت تدافعی گوش می دهیم. وقتی کسی به ما بازخورد منفی می دهد، گفته او را کامل متوجه نمی شویم، و بیشتر دقت ما به انحراف ها، جمله یا نتیجه گیری های اشتباه او متمرکز می شود. ما با گوش کردن به جمله ها سعی داریم اشتباهای او را اثبات کرده و کارهای خودمان را توجیه کنیم. حتی اگر بازخورد منفی که به ما داده بشود، از نظر ما اشتباه باشد، تلاش به ثابت کردن آن نیز فواید خوبی برای ما نخواهد داشت. ما سعی می کنیم اشتباه فرد را با بحث و گفت و گو ثابت کنیم. اما در بازخوردهای ضعیف ذهن ما بسته عمل می کند و ممکن است اطلاعات مفید نیز از دید ما پنهان باشد.

نکته کلیدی این است که بدون پاسخ به حرف های طرف مقابل گوش کنیم. تایید صحبت های او تا زمان اتمام آن، این اطمینان را به ما می دهد که وی همه مطالب خود را بیان کرده است. پرسیدن سوال به ما کمک می کند (می توانید برای استفاده موثر به مقاله تکنیک سوال پرسیدن مراجعه کنید) که موضع تدافعی را از ذهن خود حذف کنیم و از واکنش سریع و توضیح کارها نیز جلو گیری میکنید. این سوال ها را می توانید از او بپرسید... «من تمایل دارم تا مطمئن شوم که همه صحبت های شما را فهمیده ام ... اگر اشتباه نکنم ، شما احساس می کنید...» در واقع این سوال ها بدون درنظر گرفتن پیام اصلی، به ارتباطات شفاف و روشن کمک می کند. پرسیدن نمونه های مشابه از این سوالات به شما دید بهتری می دهد تا از پیام های غیر سازنده رهایی پیدا کنید.

3.زمان بخواهید. وقتی نگرانی هایی که در بازخورد منفی ارائه شده به صورتی است که می توان با تمرکز آن را حل کرد، بهترین کار این است که از طرف مقابل خود برای فهم بیشتر این نگرانی ها زمان بخواهید. این نکته مزیت های مختلفی دارد. اول این که باعث جلوگیری از واکنش سریع از سوی شما شده و این حس به بازخورد دهنده منتقل می شود که صحبت های او برایتان مهم بوده و می خواهید در زمان مناسب و با آرامش خاطر به آن توجه کنید. همچنین این امکان برایتان فراهم می شود که در مورد درستی و صحت گفته ها فکر کنید و اعتبار آن را با دیگران بسنجید.

گفتن جمله هایی نظیر «ممنون از بازخورد شما. دوست دارم در مورد صحبت های شما بیشتر فکر کنم و نتیجه را به شما اطلاع دهم... نکته ای دیگری به ذهنتان می رسد که دانستن آن مهم باشد؟» نشان می دهد که شما صحبت های مطرح شده را جدی می گیرید و از نا گفته نماندن مطلبی اطمینان حاصل می کنید.

درخواست زمان همچنین به شما کمک می کند که از واکنش عاطفی جلوگیری کنید. برای همین سعی کیند در آن زمان از این جمله ها استفاده کنید: «این موضوع خیلی اهمیت دارد، به خاطر همین دوست دارم با شما در مورد نکات گفته شده صحبت کنم، اما الان خیلی احساس خستگی می کنم / تمرکز خود را از دست داده ام/ یا موضع تدافعی گرفته ام. اگر امکان دارد فردا صبح در مورد این مساله بیشتر صحبت کنیم؟»

همچنین اگر در این گفت و گو ها، پس از بازخورد منفی توضیحات و یا دلایل شما نسبت به این که بدون فکر و تامل کافی آنها را بر زبان بیاورید، با توجه بیشتری در نظر گرفته می شوند. اگر طرف مقابل احساس کند که حرف های او کامل شنیده و فهمیده شده است، احتمال این که بازخورد از سوی هر دو طرف به دیدگاه مشترک برسد، زیاد است. زمانی که شما کاملا بازخورد منفی را متوجه شده اید، عذرخواهی پاسخ مناسبی برای آن خواهد بود. اما بیش از حد عذر خواهی نکنید. در واقع بنا به ضرورت و صادقانه معذرت بخواهید. به خاطر داشته باشید که بازخورد واقعیتی از زندگی است و از خطاها باید یادگیری داشته باشید و به سوی پیشرفت حرکت کنید.

منبع: Harvard Business Review

دیدگاه ها

نظر شما

درباره نویسنده / مترجم

در بخش بلاگ، تلنت یاب به منظور توسعه مهارت های حرفه ای همراهان خود روزانه اقدام به گزینش و تهیه محتوا از بهترین منابع بین المللی مانند مجله و وب سایت دانشکده کسب و کار هاروارد (HBR)، فوربس، اینترپرنر، TED و ... می نماید.


تفکر انتقادی: راه دست یافتن به راهکار های مناسب در حل مسائل

 

تفکر انتقادی توانایی اندیشیدن به صورت روشن و منطقی است، به گونه ای که ارتباط منطقی بین ایده ها نیز قابل درک باشد. این موضوع از جمله مباحثی است که از دوره فیلسوفان یونانی مانند افلاطون و سقراط تا به امروز همواره مورد بحث و مناقشه بوده است. تفکر انتقادی به صورت توانایی درگیر ساختن ذهن برای اندیشیدن انعکاسی و مستقل توصیف شده که توانایی افراد در استفاده از آن به قوه استدلال بستگی دارد، همچنین این سبک تفکر به جای پذیرش صرف و بدون تغییر اطلاعات، زمینه ساز یادگیری فعال می شود.

افرادی که از توانایی تفکر انتقادی برخوردارند، سوالات زیادی در ذهنشان نسبت به ایده ها و فرضیات شکل می گیرد و موضوعات را به صورت صرف و بر اساس ظاهر قبول نمی کنند. آنها همیشه به دنبال مشخص کردن این هستند که آیا ایده ها، بحث ها و یافته ها تصویر کلی از برداشته آنها است یا خیر.

شناسایی، تحلیل و حل مسائل به صورت سیستمی از ویژگیهای اصلی متفکران انتقادی است. این افراد از قابلیت ها و مهارت های زیر برخوردار هستند:

  • رابطه بین ایده ها و پدیده ها را درک می کنند.
  • اهمیت بحث ها و ایده را مشخص می کنند.
  • به سازماندهی، درک و تحلیل بحث ها می پردازند.
  • عدم تناسب و خطاهای استدلال را مشخص می سازند.
  • به مسائل رویکردی سیستماتیک و پایدار دارند.
  • فرضیات، باور و ارزش هایشان را ابراز می کنند (تنها به کسب و انعکاس بدون تغیییر اطلاعات بسنده نمی کنند).

 در فرایند تفکر انتقادی، فرد با توجه به شرایطی که نسبت به آن آگاهی دارد، به روشی فکر می کند که بتواند به بهترین راه حل دست یابد. تفکر انتقادی روش اندیشدن ویژه نسبت به موضوعی خاص در زمان خاص خودش است، نه اینکه حقایقی را نسبت به چیزی کسبکرده و یاد بگیرم   تا بتوانیم همیشه به یک شکل از آن استفاده کنیم.

مهارت های مورد نیاز برای تفکر انتقادی

مهارت های مختلفی وجود دارند که می توانیم با استفاده از آنها به تفکر انتقادی دست پیدا کنیم. مانند مشاهده، تحلیل، تفسیر، بازتاب، ارزیابی، استتناج، توضیح، حل مساله و در نهایت تصمیم گیری. برای رسیدن به این مهارت ها باید به موارد زیر توجه داشته باشیم:

  • در مورد موضوع یا مساله ای به صورت عینی و انتقادی فکر کنیم.
  • استدلال های مختلفی که در ارتباط با موضوع وجود دارند را شناسایی کنیم.
  • نقطه نظرهای مختلف را ارزیابی کنیم تا نقاط قوت و با ارزش آنها مشخص شود.
  • نقاط ضعف و منفی که در استدلال یا گواهی ها وجود دارد را تشخیص دهیم.
  • به مفاهیمی که در اظهار نظرها و استدلال ها وجود دارند، پی ببریم.
  • با منطق ساختار یافته و تایید به یک استدلال مناسب برسیم.

فرآیند تفکر انتقادی:

  باید بدانیم که هیچ یک از ما نمی توانیم در هر زمانی به صورت انتقادی فکر کنیم. برخی مواقع زمانی که عصبانی، ناراحت و یا شاد هستیم و یا احساس ناتوانی می کنیم ممکن است نسبت به مسائل تفکر انتقادی داشته باشیم. از طرف دیگر، توانایی تفکر انتقادی با توجه به شرایط ذهنیت ما نیز تغییر می کند. بیشتر مواقع می توانیم مهارت تفکر انتقادی خود را با انجام فعالیت های روزمره و به کارگیری آنها در حل مسائل بهبود دهیم. می توانیم با تمرین کردن این مهارت را در خود تقویت کنیم.

یکی از مهم ترین جنبه های تفکر انتقادی تصمیم گیری بر اساس احتمالات و شرایطی است که می خواهیم به هدفی دست پیدا کنیم. وقتی هدف ما روشن و واضح است، باید به موقعیت های آینده و احتمالات فکر کرده و تصمیم بگیریم. برای این کار می توانیم از همکاران یا اعضای خانواده یا کسانی که نسبت به شرایط و اهداف شما آگاهی دارند، کمک بگیریم. در نهایت باید به اجرای تصمیم گیری متعهد شویم مگر این که شرایطی رخ دهد که باعث گردد در فرآیند تصمیم گیری تجدید نظر کنیم.

اما باید توجه داشته باشیم که حتی در تصمیم گیری ساده نیز مسائل مختلفی دخیل هستند. علاقه و یا عدم علاقه، رفتارها و ترجیحات شخصی، زندگی ما را شکل می دهند. در نتیجه برای این که بتوانیم تفکر انتقادی خود را بهبود دهیم، باید از ویژگی های شخصیتی و ترجیح های خود آگاه باشیم تا بتوانیم تصمیم های مناسبی را بر اساس شرایط بگیریم. (در این زمینه می توانید به آزمون شخصیت MBIT مراجعه کنید).

هر اندازه که از توانایی ها، نقاط قوت و ضعف خود آگاهی بیشتری داشته باشیم به همان اندازه نیز بهره وری تفکر انتقادی ما افزایش می یابد. همچنین باید این نکته را در ذهن داشته باشیم که یکی از عناصر اصلی تفکر انتقادی آینده نگری است. بر همین اساس تصمیم گیری فعلی ما زمانی با موفق بیشتری همراه خواهد بود که تاثیر آن را بر افراد و فعالیت هایی که در اطراف ما هستند، را نیز در نظر گرفته باشیم.

به صورت کلی هدف از به کارگیری تفکر انتقادی دست یافتن به بهترین نتایج بر اساس شرایط و موقعیت است. برای رسیدن به این هدف بایستی اطلاعات را از جنبه های مختلف مورد ارزیابی قرار دهیم. همچنین تفکر انتقادی مستلزم ارزیابی روشن از ویژگیهای شخصیتی، نقاط قوت و ضعف ما و نیز آگاهی از تاثیری که تصمیم گیری ما ممکن است بر دیگران داشته باشد، خواهد بود. تصمیم های اخذ شده بر اساس تفکر انتقادی باید با ارزیابی پیامدهای احتمالی باشد تا از نتایج منفی جلوگیری شده و یا حداقل از شدت تاثیر آنها کاسته شود. در نهایت نیز با مرور نتایج تصمیم گرفته شده در صورتی که نیازی به تغییری وجود داشته باشد، باید در آنها تجدید نظر کنیم.

منبع:Skills You Need 

دیدگاه ها

نظر شما

درباره نویسنده / مترجم

در بخش بلاگ، تلنت یاب به منظور توسعه مهارت های حرفه ای همراهان خود روزانه اقدام به گزینش و تهیه محتوا از بهترین منابع بین المللی مانند مجله و وب سایت دانشکده کسب و کار هاروارد (HBR)، فوربس، اینترپرنر، TED و ... می نماید.